Einstellungen (Übersicht)
Unter Einstellungen (Zahnrad in der App) verwalten Sie Stammdaten, Systemoptionen, Module und Protokoll-Verhalten für Ihren Workspace. Die Struktur entspricht der Einstellungsseite in der Protocol App.
Ausführliche Hilfe zu Stammdaten-Einträgen finden Sie in den verlinkten Artikeln unter Einstellungen. Persönliche Optionen (Sprache, Dark Mode, Passwort, Unterschrift) stehen im Nutzer-Menü.
Basisdaten
Stammdaten gelten workspace-weit und steuern, was beim Erstellen von Objekten und Protokollen zur Verfügung steht.
| Eintrag | Zweck |
|---|---|
| Objekttypen | Objekttypen aktivieren, deaktivieren und Standardwerte für neue Objekte festlegen (Bereiche, Ausstattung, Links, Zähler). |
| Bereiche | Räume und Bereiche anlegen, gruppieren, Infotext pflegen und nach Objekttyp filtern. |
| Ausstattung | Ausstattungslisten mit Bezeichnung, Gruppe, Notiz und Anleitungs-Links — zuordenbar zu Objekten und Bereichen. |
| Checklisten | Prüfkataloge für die Zustandsbewertung von Bereichen während der Protokoll-Erfassung. |
| Links und Dokumente | Statische Links (AGB, Datenschutz, Hausordnung, PDFs) für Objekte und Objekttyp-Vorgaben. |
| Textbausteine | Wiederverwendbare Protokoll-Texte mit Filtern und optionaler automatischer Übernahme in Ergänzungen. |
| Protokolle | Protokoll-Anlässe mit eigener Bezeichnung, Erläuterungstext (Markdown) und Filtern — erscheinen beim Protokollstart zur Auswahl. |
| Vorgänge | Modul für Vorgangsverwaltung (nur in bestimmten Entwicklungs-/Test-Konfigurationen in den Einstellungen sichtbar). |
| Hinweis für Kautionsabrechnung | Freitext-Hinweis, der in der Kautionsabrechnung angezeigt wird — z. B. zu Fristen, Abrechnungsmodalitäten oder rechtlichen Hinweisen. |
Gefahrenzone (Zurücksetzen & Setup-Import)
Im aufklappbaren Bereich Gefahrenzone können Sie Stammdaten zurücksetzen (unwiderruflich) oder ein Standard-Setup importieren:
- Textbausteine, Checklisten, Ausstattung, Bereiche zurücksetzen — löscht die jeweiligen Stammdaten; Zuordnungen an Objekten können danach neu nötig sein.
- Standard Setup importieren — übernimmt vorbefüllte Stammdaten (Bereiche, Ausstattung, Checklisten, Textbausteine). Nützlich für den Einstieg; Anpassung danach möglich.
Systemkonfiguration
| Eintrag | Zweck |
|---|---|
| Foto Größe und Bildqualität | Qualität für Protokoll-Fotos: Original, Hoch, Mittel oder Niedrig. Höhere Qualität = mehr Speicher und längerer Upload beim Abschluss. |
| Firmenlogo | Logo hochladen oder entfernen — erscheint in Protokollen und auf Ihren Dokumenten. |
| Team | Teammitglieder einladen, Rollen vergeben und den Workspace teilen — siehe Team-Nutzer. |
| Konto, Abonnement und Rechnungen | (Web) Zahlungskonto, Pläne und Rechnungen — siehe Konto, Abo und Abrechnung. |
| Lizenzpläne | (wenn angezeigt) Tarif wählen, testen oder aktivieren — inklusive enthaltener Protokolle, Speicher und Teamnutzung pro Monat. |
Standardeinstellungen
Vorgaben für neue Objekte, Adressen und Schnittstellen.
| Eintrag | Zweck |
|---|---|
| Integrationen & Schnittstellen | Externe Systeme anbinden (z. B. Propstack) — API-Schlüssel, Synchronisation von Objekten und Kontakten. |
| Standard (Objektkategorie) | Bevorzugte Objektkategorie (z. B. Immobilie, Fahrzeug) — wird als Voreinstellung bei der Protokoll-Erstellung genutzt. |
| Archivierungsfristen | Aufbewahrungsdauer pro Protokoll-Anlass in Tagen. Nach Ablauf werden Protokolle im Archiv als inaktiv dargestellt; 0 Tage = keine Inaktivierung. |
| Archiv Importe blockieren | E-Mail-Adressen hinterlegen, von denen keine Protokoll-Importe ins Archiv angenommen werden sollen (kommagetrennt). |
| Land | Standard-Land für neue Adressen. |
| Währung | Standard-Währung für Kaution und betragsbezogene Felder. |
Module
Schalter aktivieren oder deaktivieren optionale Funktionen in der App und in Protokollen.
| Modul | Zweck |
|---|---|
| Vorgänge | Vorgangsverwaltung ein-/ausschalten (Entwicklungs-Konfiguration). |
| Checklisten | Checklisten-Funktion in Protokollen global aktivieren oder deaktivieren. |
| Wohnungsgeber-Bestätigung | (nur Deutschland) Formular zur Wohnungsgeberbestätigung im Protokoll anbieten. |
| Mieter-Verzugs-Adresse | (nur Deutschland) Erfassung einer Verzugsadresse des Mieters während der Protokoll-Erfassung. |
| Kautionsabrechnung | Modul Kautionsabrechnung / Vertragsbezug in der App ein- oder ausblenden. |
| Protokoll QR Vorschau teilen | QR-Code und Link zur Live-Vorschau des laufenden Protokolls für Teilnehmer freigeben. |
| Protokoll Self-Service System | Externe Self-Service-Erfassung — Dritte können Protokollinhalte über einen geteilten Zugang mitarbeiten. |
| Lost-Key-Service | QR-Codes für Schlüsselanhänger: Finder können Kontaktdaten hinterlassen. Optional Standard-E-Mail-Empfänger für Verlustmeldungen setzen (Stift-Symbol). |
Tools
| Eintrag | Zweck |
|---|---|
| Daten importieren (CSV) | Adressen, Kontakte und Objekte per CSV-Datei importieren — mit KI-Unterstützung beim Spalten-Mapping. |
| Stammdaten Export & Import | Ausgewählte Stammdaten (Bereiche, Checklisten, Ausstattung, Anlässe, Textbausteine) als JSON exportieren oder zuvor exportierte JSON-Dateien importieren. |
| MD5 (Bild-Upload) | Hilfswerkzeug: Bild hochladen und MD5-Prüfsumme anzeigen — z. B. zur Integritätsprüfung von Dateien. |
Einstellungen zum Protokoll
Standardverhalten beim Erstellen und Abschließen von Protokollen (Toggles).
| Option | Zweck |
|---|---|
| Einstellungen je Protokoll abfragen | Beim Protokollstart die Seite mit Versand- und Anzeigeoptionen anzeigen, damit Sie sie pro Protokoll anpassen können. |
| Automatisch per E-Mail senden | Abgeschlossene Protokolle automatisch an Kontakte/Firmen mit hinterlegter E-Mail durch deep.rent versenden. |
| E-Mail an Ersteller versenden | Kopie des Protokolls zusätzlich an die E-Mail des Protokoll-Erstellers senden (nur wenn automatischer Versand aktiv). |
| Behobene Mängel im Protokoll anzeigen | Abgeschlossene Mängel unter Abgeschlossene Vorgänge im Protokoll ausweisen. |
| Übersprungene Checklisten im Protokoll anzeigen | Nicht geprüfte Checklisten-Einträge als nicht geprüft im Protokoll darstellen. |