Archiv und Bereitstellung

Protokolle können automatisch per E-Mail geteilt werden 👉 Beispiel: Nach Abschluss erhält der Mieter automatisch eine E-Mail mit Link zum Protokoll – ohne manuellen Versand. Nach Abschluss eines Protokolls kann der Versand automatisch ausgelöst werden. Empfänger erhalten das Dokument direkt per E-Mail – wahlweise mit PDF-Anhang oder als Web-Link zum Protokoll-Viewer. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten zeitnah informiert sind und die Dokumentation unmittelbar zur Verfügung steht. Der automatische Versand kann individuell aktiviert oder deaktiviert werden. Zusätzlich lässt sich einstellen, ob der Ersteller des Protokolls ebenfalls eine E-Mail-Kopie erhalten soll. 🎯 Versand automatisch auslösen – alle Beteiligten erhalten die Dokumentation zeitnah per E-Mail oder Link.

Revisionssicher archiviert mit WASABI S3 Storage Alle Protokolle werden zusätzlich im S3-Cloud-Archiv gespeichert. Die Ablage erfolgt im WASABI S3 Storage mit aktiviertem Version-Lock und schützt die Daten vor nachträglicher Veränderung. Revisionssicher bedeutet in diesem Zusammenhang: Nachträgliche Änderungen sind technisch nicht möglich. Sollte dennoch ein unbefugter Eingriffsversuch erfolgen, wird dieser vollständig protokolliert, versioniert und automatisch gemeldet. Jede Änderung erzeugt eine nachvollziehbare Versionshistorie (Full Version-Lock). Dokumente, Medien und sämtliche Metadaten bleiben damit langfristig, unveränderbar und transparent archiviert. Über den Protokoll-Webviewer können Kunden oder Protokollteilnehmer Löschanfragen stellen. Die Entscheidung über die Berechtigung und Freigabe liegt ausschließlich beim Ersteller bzw. Administrator. Zusätzlich kann die Verwahrungsdauer der archivierten Daten gemäß internen Compliance-Richtlinien oder gesetzlichen Vorgaben definiert werden. So lassen sich Aufbewahrungsfristen strukturiert steuern und dokumentieren. 🎯 Revisionssicher im S3-Archiv – unveränderbar, versioniert und mit voller Nachvollziehbarkeit.

Jedes Protokoll wird auch als PDF gespeichert Neben der strukturierten Datenspeicherung wird jedes Protokoll automatisch als PDF-Dokument generiert. Das PDF dient als standardisiertes, weiterleitbares Format für Kunden, Partner oder interne Ablagen – inklusive aller relevanten Inhalte und Medienverweise. 🎯 Jedes Protokoll automatisch als PDF – standardisiert, weiterleitbar und mit allen Inhalten.

Der Protokoll-Webviewer stellt die vollständige Dokumentation eines Protokolls in seiner Originalstruktur online bereit. Alle Inhalte, Medien und systemseitig erzeugten Metadaten sind transparent, nachvollziehbar und unveränderbar einsehbar. Der Viewer dient als zentrale Referenz für Kunden, Partner, Behörden oder interne Prüfungen. Medien Alle im Protokoll erfassten Medien stehen im Original zur Verfügung. • Einzelne Bilder oder Videos können gezielt geöffnet werden. • Optional können sämtliche Medien gesammelt angezeigt werden. • Die Originaldateien bleiben unverändert gespeichert und nachvollziehbar zugeordnet. So bleibt jede Dokumentation visuell vollständig und prüfbar. PDF-Funktion Das Protokoll kann jederzeit als PDF heruntergeladen werden. • Download des vollständigen Protokolls als standardisiertes PDF-Dokument • Erstellung eines webbasierten Ausdrucks direkt aus dem Viewer Damit steht sowohl eine digitale als auch eine druckfähige Version der Dokumentation zur Verfügung. Weitere Dokumente Zusätzlich zum eigentlichen Protokoll können ergänzende Dokumente bereitgestellt werden, beispielsweise: • Wohnungsgeberbestätigung • Kautionsabrechnung • weitere objektspezifische Unterlagen Alle zusätzlichen Dokumente sind strukturiert hinterlegt und dem jeweiligen Protokoll eindeutig zugeordnet. Metadaten Der Webviewer stellt sämtliche bei der Erstellung des Protokolls erzeugten Systemdaten transparent dar. Diese Informationen sind unveränderbar gespeichert und dienen der Nachvollziehbarkeit und Beweissicherung. Dazu gehören unter anderem: • Anzahl der aufgenommenen Fotos und Videos • Beginn und Ende der Protokollerstellung • Zeitpunkt der digitalen Signatur • Zeitpunkt des Uploads in das Archiv • Prüfsummen (Checksummen) für Protokoll und Medien • Versandinformationen: an wen wurde das Protokoll per E-Mail versandt und zu welchem Zeitpunkt Diese Daten ermöglichen eine vollständige zeitliche und technische Dokumentation des gesamten Vorgangs. Bild-Analyse Für eine detaillierte Betrachtung der Medien stehen Analysefunktionen zur Verfügung: • Zoomfunktionen zur genauen Prüfung einzelner Bildbereiche • Hochauflösende Darstellung der Originalmedien Dadurch können Details präzise nachvollzogen und bewertet werden. Barrierefreiheit Der Protokoll-Webviewer unterstützt eine barrierearme Nutzung: • Anpassung der Schriftgröße über Browserfunktionen • Nutzung integrierter Browser-Übersetzungsfunktionen für mehrsprachige Darstellung Damit wird eine möglichst breite und zugängliche Nutzung des Protokolls gewährleistet. 👉 Beispiel: Medien im Original, PDF-Download, Metadaten und Prüfsummen – alles transparent und unveränderbar einsehbar. 🎯 Vollständige Dokumentation online – alle Medien, Metadaten und Zusatzdokumente transparent und prüfbar.

Protokoll als Link an Kontakte senden Protokolle können unkompliziert als sicherer Web-Link geteilt werden. Empfänger erhalten direkten Zugriff auf die freigegebene Dokumentation – ohne zusätzliche Software oder Registrierung. Ideal für schnelle Abstimmungen mit Kunden, Partnern oder Dienstleistern. 🎯 Protokoll als sicheren Link teilen – Empfänger haben sofort Zugriff, ohne Anmeldung.