Module und Prozesse

Gesetzliche Pflicht in Deutschland einfach digital erledigt

In Deutschland ist der Vermieter gesetzlich verpflichtet, dem Mieter eine Wohnungsgeberbestätigung auszustellen. Diese wird benötigt, damit der Mieter seinen Wohnsitz beim Einwohnermeldeamt anmelden kann. Die Pflicht ergibt sich aus dem Bundesmeldegesetz (BMG §19) und gilt bei jedem Einzug, unabhängig davon, ob es sich um eine Wohnung, ein Haus oder ein Zimmer handelt.

Ohne diese Bestätigung kann die Anmeldung beim Amt nicht durchgeführt werden. Für Vermieter bedeutet das in der Praxis zusätzlichen Aufwand, insbesondere wenn Daten erst zusammengesucht oder Dokumente manuell erstellt werden müssen. Mit der Protocol-App wird dieser Vorgang vollständig automatisiert.

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Grundlage der Wohnungsgeberbestätigung in Deutschland

Ohne diese Bestätigung ist die Anmeldung beim Einwohnermeldeamt nicht möglich. Die Protocol-App übernimmt die Erstellung vollständig.

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Automatische Erstellung bei der Übergabe

Die Wohnungsgeberbestätigung wird automatisch erstellt, sobald ein Übergabe-Protokoll abgeschlossen wird. Alle notwendigen Daten sind bereits im Objekt, im Mieterkontakt und im Protokoll gespeichert und werden direkt übernommen. Nach Abschluss des Protokolls erzeugt die App sofort die fertige Bestätigung als Dokument und kann sie automatisch an den Mieter senden. Es ist kein zusätzliches Formular notwendig und kein separates Schreiben erforderlich.

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Vorbelegt mit Mieter und Eigentümer

Die Bestätigung wird automatisch mit den vorhandenen Daten ausgefüllt:

• Name und Anschrift des Mieters
• Name und Anschrift des Eigentümers bzw. Wohnungsgebers
• Adresse des Objekts
• Wohnungsnummer / Einheit
• Datum der Übergabe

Da diese Daten bereits in der Objekt- und Kontaktverwaltung hinterlegt sind, ist keine erneute Eingabe erforderlich. Fehler durch manuelles Ausfüllen werden vermieden und die Angaben bleiben konsistent.

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Einzugsdatum jederzeit anpassbar

Das Einzugsdatum kann vor dem Versand jederzeit geändert werden. So kann die Bestätigung auch dann korrekt erstellt werden, wenn der tatsächliche Einzug nicht exakt am Tag der Übergabe erfolgt. Die Anpassung erfolgt direkt im Protokoll und wird automatisch in die Bestätigung übernommen.

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Erstellung in wenigen Sekunden

Die Erstellung der Wohnungsgeberbestätigung dauert nur wenige Sekunden. Mit einem Klick wird die Bestätigung erzeugt und kann direkt als PDF gespeichert oder per E-Mail verschickt werden.

• kein Formular suchen
• kein Dokument schreiben
• kein manuelles Ausfüllen
• kein separates Versenden

🎯 Der gesamte Vorgang dauert in der Praxis weniger als drei Sekunden.

Kautionsabrechnung

Mietkaution rechtssicher abrechnen – direkt aus dem Rückgabeprotokoll

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Vertrag und Kaution vollständig hinterlegt

Für jede Einheit kann der Mietvertrag mit allen relevanten Daten direkt im Objekt gespeichert werden. Dazu gehören insbesondere:

• Vertragsbeginn und Vertragsende
• Höhe der hinterlegten Kaution
• Zuordnung zum Mieter und zum Objekt
• Zuordnung zum Übergabe- und Rückgabeprotokoll

👉 Beispiel: Kaution 2.000 €, Vertragslaufzeit und Mieter sind dem Objekt zugeordnet – die Abrechnung übernimmt die Daten automatisch.

Die hinterlegte Kaution wird automatisch in die Abrechnung übernommen und bildet die Grundlage für die spätere Berechnung. Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, welcher Betrag einbehalten oder ausgezahlt wird.

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Automatische Übernahme vorhandener Mängel aus dem Objekt

Bestehende Mängel, die bei der Rücknahme dokumentiert wurden, können direkt in die Kautionsabrechnung übernommen werden.

Alle im Protokoll erfassten Schäden, fehlenden Schlüssel, Beschädigungen oder sonstigen Abweichungen können mit Kosten versehen werden, inklusive:

• Betrag der Reparatur oder Ersatzbeschaffung
• Kosten inkl. gesetzlicher Mehrwertsteuer
• Beschreibung des Mangels
• Bezug zum Rückgabeprotokoll

👉 Beispiel: Dokumentierter Mangel „1 Schlüssel fehlend“ wird mit 250 € inkl. MwSt. in die Abrechnung übernommen.

Die Abrechnung basiert damit auf den tatsächlich dokumentierten Zuständen und bleibt jederzeit nachvollziehbar. Die Zuordnung zu den Protokollen stellt sicher, dass die Abrechnung rechtlich begründet ist.

Wie in der Abrechnung dargestellt, werden die Kosten aus den dokumentierten Mängeln von der hinterlegten Kaution abgezogen und der verbleibende Betrag automatisch berechnet.

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Ergänzung weiterer Kosten jederzeit möglich

Zusätzlich zu den automatisch übernommenen Mängeln können weitere Positionen ergänzt werden, zum Beispiel:

• Reinigungskosten
• fehlende Schlüssel
• Reparaturen
• offene Nebenkosten
• sonstige Schadensersatzforderungen

👉 Beispiel: Endreinigung 350 €, Malerarbeiten 550 € – Beträge inkl. MwSt. werden zur Gesamtsumme addiert.

Jede Position kann mit Beschreibung und Betrag inklusive Mehrwertsteuer hinterlegt werden. Die Gesamtsumme wird automatisch berechnet und mit der Kaution verrechnet.

Dadurch kann die komplette Kautionsabrechnung ohne externe Tabellen oder separate Dokumente erstellt werden.

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Automatische Berechnung der Kaution

Die App berechnet automatisch:

• Gesamtsumme der abzugsfähigen Kosten
• Höhe der hinterlegten Kaution
• verbleibendes Guthaben oder Nachforderung

👉 Beispiel: Kaution 2.000 € abzüglich 800 € Kosten = 1.200 € Guthaben des Mieters.

Die Berechnung erfolgt sofort und ohne manuelle Rechnung. Fehler durch falsche Summen oder fehlende Positionen werden vermieden.

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PDF-Abrechnung wird im Archiv gespeichert

Nach Abschluss wird die Kautionsabrechnung automatisch als PDF erstellt.

Die Abrechnung wird:

• im Archiv gespeichert
• dem Rückgabeprotokoll zugeordnet
• dauerhaft mit dem Objekt verknüpft
• jederzeit wieder abrufbar

👉 Beispiel: PDF wird dem Rückgabeprotokoll vom 19.03.2026 zugeordnet und ist im Objekt-Archiv abrufbar.

Damit bleibt die gesamte Abwicklung vollständig dokumentiert, auch Jahre später.

Die Abrechnung kann zusätzlich direkt versendet oder ausgedruckt werden, ohne dass ein weiteres Dokument erstellt werden muss.

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Rechtssichere Abrechnung in wenigen Sekunden

Mit dem Kautionsabrechnungs-Modul kann die komplette Abrechnung direkt nach der Rücknahme erstellt werden.

• kein Excel
• kein separates Schreiben
• keine manuelle Rechnung
• keine doppelte Dateneingabe

Alle Daten stammen aus dem Objekt, dem Vertrag und dem Rückgabeprotokoll. Die Abrechnung ist dadurch konsistent, nachvollziehbar und in wenigen Sekunden erstellt.

🎯 Rechtssichere Abrechnung in wenigen Sekunden – ohne Excel, ohne separates Schreiben, ohne doppelte Eingabe.

Schlüssel und Zugangscodes lassen sich in der Protocol App vollständig dokumentieren. Mit dem Lost-Key-Service erhält jeder Schlüssel eine eindeutige QR-ID am Anhänger — ohne private Kontaktdaten auf dem Bund.

Modul aktivieren

Unter Einstellungen → Module den Lost-Key-Service einschalten. Pro Schlüssel können Sie einen Verlust-QR erzeugen und einen E-Mail-Kontakt für Fundmeldungen hinterlegen.

🎯 Verlorene Schlüssel schneller zurückbekommen — und im Alltag sofort erkennen, wofür ein Schlüssel ist.

Ausführliche Hilfe zum Lost-Key-Service →