Checklisten für jedes Objekt und jeden Anlass

Checklisten exakt dort einsetzen, wo sie gebraucht werden.

Der integrierte Checklisten-Filter stellt sicher, dass jede Checkliste nur dann verwendet wird, wenn sie zur jeweiligen Filtereigenschaft passt. Dadurch erscheinen ausschließlich relevante Inhalte im Protokoll – keine unnötigen Punkte, keine Verwirrung, keine Fehlanwendung.

Checklisten können gezielt an bestimmte Eigenschaften gebunden werden. So entstehen hochspezialisierte Lösungen für individuelle Protokollarten, Objektgruppen oder Einsatzbereiche.

Filtermöglichkeiten im Detail

Protokoll-Anlässe

Checklisten können einem konkreten Anlass zugeordnet werden.

Beispiele:

• Übergabeprotokoll
• Rücknahmeprotokoll
• Wartungsprotokoll
• Verkaufsdokumentation
• Schadensaufnahme

👉 Beispiel: Eine „Schönheitsreparaturen“-Checkliste wird nur bei Rücknahmen angezeigt – nicht bei einer Erstübergabe.

Adressen

Checklisten können adressbezogen eingesetzt werden.

Beispiele:

• Spezielle Anforderungen für ein bestimmtes Gebäude
• Objektbezogene Sonderausstattung
• Gewerbeimmobilien mit individuellen Prüfpflichten

👉 Beispiel: Ein Industrieobjekt mit Brandschutzauflagen erhält automatisch eine zusätzliche Brandschutz-Checkliste – andere Adressen nicht.

Objekte

Checklisten können einzelnen, konkreten Objekten zugewiesen werden.

Beispiele:

• Maschinen mit Wartungsintervallen
• Fahrzeuge mit Sonderausstattung
• Immobilien mit individuellen Einbauten

👉 Beispiel: Ein Objekt mit Photovoltaikanlage erhält automatisch eine zusätzliche PV-Prüfcheckliste.

Objekttypen

Checklisten lassen sich generisch nach Objektart filtern.

Beispiele:

• Wohnung
• Gewerbeeinheit
• Lagerhalle
• Fahrzeug
• Maschine

👉 Beispiel: Eine „Balkon & Außenbereich“-Checkliste wird nur bei Wohnimmobilien angezeigt – nicht bei Maschinen oder Fahrzeugen.

Bereiche

Checklisten können auf bestimmte Bereiche innerhalb eines Objekts beschränkt werden.

Beispiele:

• Küche
• Bad
• Technikraum
• Außenbereich
• Motorraum

👉 Beispiel: Die „Sanitär“-Checkliste erscheint nur im Bereich Bad oder WC – nicht im Wohnzimmer.

🎯 Der Checklistenfilter macht aus einem allgemeinen System ein präzise steuerbares Werkzeug – angepasst an Ihr Unternehmen, Ihre Objekte und Ihre Prozesse.

Strukturiert erfassen. Einheitlich dokumentieren. Nachhaltig nachverfolgen.

Mängel werden direkt innerhalb der jeweiligen Checkliste erfasst – konkret dem betreffenden Bereich und Prüfpunkten zugeordnet. Es gibt keinen Medienbruch und keine nachträgliche, lose Ergänzung. Jede Abweichung wird sofort im Kontext dokumentiert.

Beliebige konkrete Mängel erfassbar

Zu jedem Checklistenpunkt können individuelle, konkrete Mängel ergänzt werden – vom kleinen Detail bis zum umfangreichen Schaden. Die Erfassung bleibt flexibel, ist aber gleichzeitig klar strukturiert und eindeutig zuordenbar.

Hinterlegte Beschreibungstexte direkt nutzbar

Standardisierte Textbausteine und Praxisbeispiele können mit einem Klick übernommen werden. Das sorgt für:

• einheitliche, professionelle Formulierungen
• klare und objektive Beschreibung
• Zeitersparnis
• weniger Interpretationsspielraum

Eigene Ergänzungen sind jederzeit möglich.

👉 Beispiel: Ein Klick auf „Kratzer im Boden“ übernimmt den hinterlegten Standardtext – einheitlich in jedem Protokoll.

Nachhaltige Dokumentation von Bestandsmängeln

Wird ein festgestellter Mangel nicht sofort behoben, sondern bleibt zunächst Teil der Mietsache, wird dieser als Bestandsmangel fortgeführt und weiterhin dokumentiert – bis zur tatsächlichen Behebung.

Der Mangel bleibt somit transparent Bestandteil des dokumentierten Bestands. Er geht nicht verloren und muss nicht erneut manuell erfasst werden.

Gleichzeitig wird die reguläre Bewertung der Checkliste nicht unterbrochen: Der betreffende Bereich kann in einem Folgeprotokoll normal bewertet werden (z. B. In Ordnung, Neuwertig oder Mangel), während der bestehende Bestandsmangel separat und fortlaufend dokumentiert bleibt.

So entsteht eine klare Trennung zwischen:

• aktueller Zustandsbewertung
• bestehender Mangelhistorie

🎯 Das schafft Klarheit, reduziert Streitpotenzial und sorgt für eine belastbare, nachvollziehbare Dokumentation bei Übergaben, Rücknahmen, Wartungen oder Verkäufen.

Veränderungen klar erkennen und nachvollziehbar auswerten

Zwischen Übergabe und Rücknahme wird der Zustand nicht nur dokumentiert, sondern systematisch verglichen und bewertet.

Bereits beim Ausfüllen der Rücknahme-Checkliste wird der vorherige Zustand aus der Übergabe angezeigt. So sind Abweichungen sofort sichtbar und können direkt eingeordnet werden.

Prozentuale Auswertung im Protokoll

Die Auswertung erfolgt strukturiert in Prozent – auf Basis aller beantworteten Checklisten.

Auswertung nach Bereich

(z. B. Zimmer, Bad, Küche)

Der prozentuale Zustand eines Bereichs ergibt sich aus der Gesamtheit aller zugehörigen Checklisten in diesem Bereich.

👉 Beispiel:

• Bereich „Zimmer“
• → 10 Checklistenpunkte
• → 8 × „In Ordnung“, 2 × „Mangel“
• → Ergebnis: 80 %

So entsteht eine objektive, aggregierte Bewertung je Bereich.

Auswertung nach Thema (bereichsübergreifend)

Zusätzlich werden Checklisten thematisch über alle Bereiche eines Objekts hinweg ausgewertet.

👉 Beispiel:

• Checkliste „Sauberkeit“ oder „Elektrische Installationen“
• → Bewertung über sämtliche Räume
• → Prozentuale Gesamtbewertung für dieses Thema

Damit wird sichtbar, wie sich ein bestimmter Prüfbereich im gesamten Objekt entwickelt hat – unabhängig vom einzelnen Raum.

🎯 Zustandsveränderungen werden damit nicht nur beschrieben, sondern messbar und strukturiert dargestellt.

Strukturierte Erfassung – auch durch Endverbraucher

Checklisten sind vollständig in das Self-Service-System integriert und können in vereinfachter Form auch von Endverbrauchern – beispielsweise Mietern – eigenständig ausgefüllt werden.

Geführte Beantwortung per Link

Mit dem Self-Service-Protokoll erhält der Mieter einen individuellen Link.

Über diesen Link beantwortet er die Fragen zum jeweiligen Protokoll-Anlass – strukturiert, geführt und anhand der hinterlegten Beispiele der Checkliste.

Die Auswahloptionen sind klar formuliert, verständlich aufgebaut und reduzieren Interpretationsspielräume. So entsteht auch ohne Fachkenntnis eine saubere, nachvollziehbare Zustandsdokumentation.

Spezielle Anlässe für Self-Service

Über die Filterfunktion können eigene Protokoll-Anlässe für Endverbraucher definiert werden, zum Beispiel:

👉 Beispiel: „Übergabe – Mieter-CheckIn“

Für diesen Anlass kann eine vereinfachte, speziell auf Mieter zugeschnittene Checkliste erstellt werden. Komplexe Prüfpunkte entfallen, relevante Themen bleiben erhalten.

🎯 So wird der Self-Service zu einer sicheren und praktikablen Erweiterung der professionellen Protokollierung.

Nachvollziehbarkeit bis ins Detail

Für maximale Transparenz kann optional festgelegt werden, dass nicht beantwortete oder übersprungene Checklisten im Protokoll sichtbar ausgewiesen werden.

Wird eine Checkliste nicht bearbeitet, erscheint dies eindeutig dokumentiert – statt stillschweigend zu entfallen. So bleibt klar erkennbar, welche Bereiche geprüft wurden und welche bewusst oder unbeabsichtigt offen geblieben sind.

Optionale Unternehmenseinstellung

Diese Funktion kann als zentrale Unternehmenseinstellung aktiviert werden.

Damit lässt sich unternehmensweit festlegen, ob fehlende Beantwortungen im Protokoll ausgewiesen werden sollen.

🎯 So bleibt jedes Protokoll vollständig nachvollziehbar – auch dort, wo bewusst nichts dokumentiert wurde.