Alle Funktionen der Protocol App

Medien können direkt am Objekt verknüpft werden und erscheinen in der Gesamtdokumentation.

Aufnahmen lassen sich gezielt einzelnen Bereichen und Räumen zuordnen – für strukturierte Begehungsprotokolle.

Ausstattung und Anlagen werden mit passenden Fotos oder Videos dokumentiert und im Protokoll referenziert.

Jeder Mangel kann mit eigenen Medien belegt werden – Schaden, Ort und Kontext bleiben verknüpft.

Zählerstände und technische Messwerte werden mit Foto oder Video am jeweiligen Zähler dokumentiert (z. B. Strom, Wasser, Gas).

Schlüssel und Zugänge können mit Medien im Übergabekontext nachvollziehbar festgehalten werden.

Jede Aufnahme erhält einen Zeitstempel und wird systemseitig dem jeweiligen Protokoll zugeordnet.

Fotos können direkt in der App bearbeitet werden: Marker, Pfeile, Schadenskennzeichnung und Texteinträge im Bild.

Alle Markierungen und Texte im Bild werden als Bestandteil des Protokolls gespeichert und sind nachvollziehbar archiviert.

Mehrere Fotos direkt über die integrierte Kamera aufnehmen – ohne App-Wechsel.

Bestehende Fotos aus der Gerätegalerie in einem Schritt dem Protokoll hinzufügen.

Videos direkt während der Protokollerstellung aufnehmen und dem passenden Kontext zuordnen.

Vorhandene Videos importieren und vollständig in die Protokollstruktur einbetten.

Videos können im Protokoll-Web-Viewer in der Originalversion abgespielt und heruntergeladen werden.

An jeder Position pausiert: Standbild in voller Auflösung als Bilddatei speichern.

Gesamtes Video in 1-Sekunden-Abschnitten als Einzelbilder exportieren – z. B. für Detailnachweise.

Bildqualität an Bandbreite, Geräteleistung und Archivierungsanforderungen anpassen – für optimale Upload-Performance.

GPS-Standort und Erfassungszeitpunkt werden während der Protokollerstellung automatisch erfasst und dem Protokoll dauerhaft zugeordnet.

Identifikationsdaten direkt erfassen – bei Zählern (Strom, Wasser, Gas), technischen Anlagen, Schlüsseln und Inventar.

Gescannte IDs werden ohne manuelle Eingabe dem jeweiligen Protokoll oder Objekt zugeordnet.

Objekte können mit QR-Code-Aufklebern versehen werden; die gescannte ID wird im System gespeichert.

Gescannte Objekt-ID öffnet das Objekt direkt über die Suchfunktion – Scanner als operativer Objektfinder im Alltag.

Grundrisse, Übersichten und Planunterlagen können in das Protokoll integriert werden.

Mängel lassen sich präzise innerhalb von Planunterlagen positionieren.

Bereiche als Marker definieren sowie Texthinweise oder Symbole direkt im Plan platzieren.

Markierte Mängel im Plan verlinken direkt zur jeweiligen Detailbeschreibung im Protokoll.

Bereichsmarker können im Self-Service-System genutzt werden – für strukturierte, ortsbezogene Interaktion.

Wiederkehrende Textbausteine per Sprache erfassen und automatisch in Text umwandeln.

Mängel und Schäden während der Begehung sprechen statt tippen – schnellere Erfassung vor Ort.

Bereichsbeschreibungen und Notizen per Spracheingabe erfassen – ideal bei umfangreichen Dokumentationen.

Objekte im Bestand schnell über die integrierte Suche finden.

Objekte standortbezogen nach hinterlegter Adresse filtern.

Objekte nach Kategorie oder Objekttyp strukturiert filtern.

Geplante Begehungen oder Dokumentationen direkt vom Objekt aus anlegen.

Übergaben, Prüfungen oder Inspektionen mit vorausgefüllten Objektdaten starten.

Neue Ausstattung, Messeinrichtungen, Schlüssel und aktualisierte Objektinfos aus Protokollen ins Objekt übernehmen.

Alle zugehörigen Protokolle eines Objekts in der Historie einsehen.

Bestehende Objekte duplizieren – z. B. für Serienobjekte oder gleichartige Einheiten.

Objekt per QR-Code scannen und direkt öffnen, ohne manuelle Suche.

Objekt mit externer ID für Schnittstellen, Webhooks und System-Synchronisation versehen.

Ausführliche Objektbeschreibung mit Überschriften, Listen und Links im Markdown-Format.

Grundrisse oder Übersichtspläne am Objekt für Bereichs-, Mängel- und Anlagendokumentation hinterlegen.

Links zu Unterlagen, Portalen oder externer Dokumentation fest hinterlegen und zuweisen.

Hinterlegte Links stehen bei der Protokollerstellung automatisch zur Verfügung – teamweit einheitlich.

Personen und Firmen im System suchen und Objekt oder Protokoll zuordnen.

Kontakte aus dem Geräte-Adressbuch in die Protocol App übernehmen.

Rollen wie Mieter, Eigentümer, Verkäufer, Verwalter oder Dienstleister zuweisen.

Pro Kontakt festlegen, ob Adresse, E-Mail oder Telefon im Protokoll angezeigt wird.

Automatische Unterstützung bei der Adresseingabe für einheitliche Kontaktdaten.

Optional alle mit einem Kontakt verknüpften Protokolle beim Löschen mit entfernen.

Ausstattung und Inventar am Gesamtobjekt oder in einzelnen Bereichen verwalten.

Ausstattung nach Kategorien strukturieren – z. B. Küche, Technik, Möbel.

Inventar und Ausstattung schnell per Barcode-Scanner erfassen.

Kaufbelege, Garantienachweise, Rechnungen und Wartungsunterlagen am Eintrag speichern.

Produktname hinterlegen und direkt auf Bedienungsanleitungen verlinken.

Garantie- und Gewährleistungsfristen pro Ausstattungsobjekt dokumentieren.

Dauerhafte Bereichsbilder wie Grundrisse, Anlagenübersichten oder Orientierungsfotos speichern.

Bereiche benennen und z. B. nach Etage, Gebäudeteil oder Nutzung gruppieren.

Technische Hinweise, Nutzungshinweise oder Wartungsinfos formatiert im Bereich hinterlegen.

Bereiche im hinterlegten Grundriss oder Plan visuell positionieren.

Einzelne Bereiche bei der Protokollerstellung ein- oder ausblenden.

Mängel am Gesamtobjekt oder in einzelnen Räumen und Bereichen erfassen.

Fotos und Videos einmalig am Mangel speichern und langfristig verknüpft halten.

Beschreibung automatisch aus Checklisten-Einträgen übernehmen.

Schadensbeschreibung während der Begehung per Spracheingabe erfassen.

Mängel exakt im hinterlegten Grundriss oder Plan markieren.

Festlegen, ob Mieter, Eigentümer oder Dienstleister die Behebung übernimmt.

Zuordnen, ob Mieter oder Eigentümer die Behebungskosten trägt.

Voraussichtliche oder tatsächliche Schadenskosten am Mangel für die Kautionsabrechnung hinterlegen.

Mängel mit Priorität markieren – hoch priorisierte auf der Startseite hervorheben.

Erledigte Mängel markieren und unter „Sanierung – Abgeschlossene Aufträge“ im Protokoll führen.

Aktuellen Stand für Strom, Gas, Wasser und weitere Zähler direkt erfassen.

Zählerstand zusätzlich mit Foto und Datum dokumentieren.

Zähler einem Bereich zuordnen – nutzbar u. a. im Self-Service-System.

Messeinrichtungen per Scan eindeutig identifizieren und anlegen.

Festhalten, wie viele Schlüssel bei der Übergabe tatsächlich übergeben wurden.

Gesamtzahl aller Schlüssel und Zugänge am Objekt dokumentieren.

Bestätigen, ob Ersatzschlüssel einbehalten oder vollständig übergeben wurden.

Schlüssel-ID per Barcode- oder QR-Scan erfassen und dem Objekt oder Bereich zuordnen.

Pro Schlüssel QR-Code oder ID-Marke erzeugen – ohne persönliche Daten auf dem Schlüssel.

E-Mail-Kontakt hinterlegen; Finder kann über Scan oder deep.rent/lost-key den Eigentümer informieren.

Eine zentrale Adresse für mehrere Objekte, Gebäude oder Anlagen verwenden.

Adressen per Google Maps API suchen, ergänzen und präzise verorten.

Checklisten z. B. nur bei Übergabe, Rücknahme, Wartung oder Schadensaufnahme einblenden.

Gebäude- oder standortspezifische Checklisten automatisch zuordnen.

Checklisten einzelnen Objekten zuweisen – z. B. für Sonderausstattung oder Wartungsintervalle.

Checklisten generisch nach Objektart steuern – Wohnung, Gewerbe, Fahrzeug, Maschine usw.

Checklisten auf Bereiche wie Küche, Bad, Technikraum oder Außenbereich beschränken.

Nur passende Checklisten werden im Protokoll verwendet – ohne manuelle Auswahl.

Abweichungen im Kontext des Prüfpunkts und Bereichs erfassen – ohne Medienbruch.

Konkrete Schäden vom kleinen Detail bis zum umfangreichen Mangel dokumentieren.

Hinterlegte Beschreibungstexte und Praxisbeispiele mit einem Klick übernehmen.

Standardtexte jederzeit um individuelle Formulierungen ergänzen.

Nicht behobene Mängel als Bestandsmangel dokumentieren, bis zur tatsächlichen Behebung.

Aktuelle Zustandsbewertung und bestehende Mängel parallel und nachvollziehbar führen.

Mangel, In Ordnung und Neuwertig – jeweils mit Subtext und Prüf-Einträgen.

Eigene Textbewertungen ergänzen – flexibel, ohne Prozentauswertung.

Zusätzliche Bewertungsoptionen definieren, z. B. „Wartung durchgeführt“ oder „Teilweise erneuert“.

Erklärende Hinweise pro Bewertung hinterlegen, z. B. „Mindestens ein Punkt trifft zu“.

Konkrete Prüfkriterien wie „Lichtschalter funktioniert nicht“ strukturiert zuordnen.

Neue Prüf-Einträge automatisch per KI-Generator vorschlagen lassen.

Mangel, In Ordnung und Neuwertig aggregiert in der Protokollzusammenfassung auswerten.

Checklisten schrittweise per Kategorie, Objekttyp und optionalem Spezialtyp erzeugen.

Generierung abgestimmt auf Anlass, z. B. Sicherheitsbericht oder Übergabe.

Relevante Bereiche und Checklistenstrukturen automatisch vorschlagen lassen.

Einträge mit fachlichen Norm- und Regelwerksbezügen generieren lassen.

Bewertungstypen, Subtexte, Prüf-Einträge und Beschreibungstexte automatisch erzeugen.

Fertige Vorlagen für Immobilien, Bau, Maschinen und mehr – inkl. Bereichen, Bewertung und Prüfpunkten, jederzeit anpassbar.

Beim Checklisten-Import automatisch passende Bereichsstruktur anlegen – ohne manuellen Aufbau.

Übergabe-Zustand beim Ausfüllen der Rücknahme-Checkliste direkt anzeigen.

Zustand aller beantworteten Checklisten prozentual im Protokoll auswerten.

Prozentwert je Bereich aus allen zugehörigen Checklisten berechnen.

Checklisten thematisch über alle Bereiche hinweg auswerten, z. B. Sauberkeit oder Elektrik.

Checklisten über den Self-Service-Link von Endverbrauchern ausfüllen lassen.

Spezielle Protokoll-Anlässe für Mieter oder Beteiligte per Filter definieren.

Anlassbezogen reduzierte Checklisten – komplexe Punkte entfallen, Relevantes bleibt.

Fehlende Bearbeitung im Protokoll sichtbar dokumentieren statt stillschweigend auszublenden.

Klar erkennbar, welche Bereiche geprüft wurden und welche offen blieben.

Zentral festlegen, ob fehlende Antworten in allen Protokollen ausgewiesen werden.

Firmenlogo zentral speichern – alle Teammitglieder nutzen dasselbe Erscheinungsbild.

Logo erscheint automatisch auf jedem exportierten PDF-Protokoll.

Logo wird auch im Web-Viewer bei der Protokollansicht angezeigt.

Räume und Abschnitte als Stammdaten mit eigener Bezeichnung anlegen.

Bereiche logisch strukturieren – z. B. Innen, Außen, Technik.

Hinweise und Erläuterungen mit Überschriften und Listen formatieren.

Nur passende Bereiche anzeigen und automatisch bei der Protokollerstellung einsetzen.

Checklisten als individuelle Sets auf Ihr Unternehmen und Ihre Abläufe abstimmen.

Eigene Bewertungsskalen und -typen pro Checkliste festlegen.

Prüfpunkte mit Standardtexten und Beispielen hinterlegen.

Neue Prüfpunkte und Texte per KI-Unterstützung generieren.

Checklisten automatisch nach definierten Bedingungen zuordnen.

Objekte und Protokolle offline erstellen, bearbeiten und lokal speichern.

Änderungen werden bei wiederhergestellter Verbindung automatisch synchronisiert.

Protocol App für iPhone und iPad – native iOS-App.

Protocol App für Android-Geräte – native Android-App.

Protokolle im Browser erstellen und verwalten – ohne Installation.

Protocol App für Windows herunterladen und lokal installieren.

Protocol App für Mac herunterladen und lokal installieren.

Signaturbereite Protokolle geräteoptimiert mit anpassbarer Textgröße darstellen.

Ein Gerät flexibel von verschiedenen Geräte-Nutzern verwenden.

Aktiven Nutzer auswählen – jede Durchführung eindeutig zuordenbar.

Festlegen, wer Daten einsehen, bearbeiten oder löschen darf.

Sensible Funktionen und Einstellungen nur berechtigten Rollen erlauben.

Abgeschlossene Mängel und Vorgänge bleiben nachvollziehbar gespeichert.

Erledigte Mängel bei Bedarf im Protokoll anzeigen – z. B. für Gewährleistung.

Fotos, Videos oder Dokumente direkt dem abgeschlossenen Vorgang zuweisen.

Abgeschlossene Vorgänge mit Kosten, Materialien oder Verantwortlichen dokumentieren.

Neben Übergabe und Rücknahme beliebige Arten anlegen – inkl. Beschreibung im Markdown-Format.

Checklisten, Textbausteine, Bereiche, Ausstattung und Dokument-Links gezielt zusammenstellen.

Nach Objekttyp, Adresse, Objekt und Bereich filtern – nur passende Anlässe anzeigen.

Wiederkehrende Formulierungen einmal hinterlegen und teamweit in Protokollen nutzen.

Textbausteine mit Überschriften, Listen und Absätzen strukturiert erstellen.

Nach Anlass, Objekt, Adresse, Bereich oder weiteren Kriterien automatisch einfügen.

Vollständige Textvorschläge aus Stichwort oder Überschrift generieren und speichern.

Unterschrift per Touch, Stift oder Maus – sofort vor Ort auf dem Erfassungsgerät.

Signatur mit Zeitstempel und Protokollbezug rechtssicher dokumentieren.

Teilnehmer unterschreiben auf eigenem Smartphone oder Tablet per QR-Code – ohne App.

Mieter, Eigentümer, Handwerker oder Zeugen signieren ohne Anmeldung im Browser.

Bestätigung wird erzeugt, sobald das Übergabeprotokoll abgeschlossen ist.

Name, Adresse, Einheit und Übergabedatum aus Objekt- und Kontaktverwaltung übernehmen.

Datum vor Versand ändern – PDF speichern oder per E-Mail an den Mieter senden.

Vertragsdaten, Kaution und Zuordnung zu Mieter und Protokollen hinterlegen.

Dokumentierte Schäden mit Betrag, MwSt. und Beschreibung in die Abrechnung übernehmen.

Kaution verrechnen, Guthaben berechnen – Abrechnung als PDF dem Protokoll zuordnen.

Teilnehmer füllen Checklisten und Protokollfelder im Browser aus – ohne Vor-Ort-Termin.

Eindeutige Kennung am Schlüsselanhänger – ohne private Kontaktdaten auf dem Bund.

Modul unter Einstellungen aktivieren und E-Mail für Fundmeldungen hinterlegen.

Integrationen für Protocol: propstack, WinCASA, Casavi und weitere Schnittstellen – Objekte importieren, Protokolle zurückspielen, sicher angebunden.

Geführter CSV-Import für Adressen, Kontakte und Objekte mit Mapping, Vorschau und sicherem Import.

Objekte, Kontakte, Checklisten und Daten vorab hinterlegen und zuweisen.

Wiederkehrende Einsätze mit Beginn, Ende und Wiederholungsintervall planen.

Protokolle erstellen und bearbeiten für Teamnutzer – Verwaltung nur für Admins.

Versand nach Protokollabschluss auslösen – optional auch Kopie an den Ersteller.

Empfänger erhalten das Protokoll als PDF oder Link zum Web-Viewer.

Protokolle, Medien und Metadaten langfristig unveränderbar archiviert.

Eingriffsversuche werden protokolliert, versioniert und gemeldet.

Aufbewahrungsfristen nach Compliance-Richtlinien oder gesetzlichen Vorgaben steuern.

Jedes Protokoll wird als standardisiertes PDF mit allen Inhalten und Medienverweisen gespeichert.

Fotos und Videos unverändert im Protokoll-Web-Viewer öffnen und prüfen.

Protokoll als PDF herunterladen – inkl. Prüfsummen, Signatur- und Versandinformationen.

Ergänzende Unterlagen wie Wohnungsgeberbestätigung oder Kautionsabrechnung bereitstellen.