Protokolle ohne Vor-Ort-Termin per Web-Link erstellen lassen.
Geführter Ablauf vom Link bis zur Übernahme des Protokolls – mit Ihren Checklisten, Objektdaten und Vorlagen, komplett im Browser für den Teilnehmer.
Schritt 1
Erstellen Sie ein neues Protokoll und wählen Sie Objekt sowie Teilnehmer. Statt das Protokoll selbst auszufüllen, aktivieren Sie die Self-Service-Funktion und teilen den Vorgang per Web-Link.
Schritt 2
Wählen Sie den Empfänger oder erzeugen Sie einen Link zum Teilen. Bestimmen Sie, welche Bereiche, Zähler und Checklisten im Self-Service beantwortet werden sollen.
E-MAIL (deep.rent)
AN: Teilnehmer
Übergabe Protokoll Wohnung 1 Webformular
Schritt 3
Der Empfänger öffnet den Link im Browser und wird Schritt für Schritt durch das Protokoll geführt. Fragen, Checklisten und Fotos können direkt am Smartphone, Tablet oder PC erfasst werden.
Schritt 4
Zu jedem Bereich können Fotos erstellt und die vorgegebenen Checklisten beantwortet werden. Alle Eingaben folgen Ihrer Objektstruktur und den festgelegten Pflichtfeldern.
E-MAIL (deep.rent)
AN: Nutzer
Statusänderung: Bereit zum Import
Schritt 5
Die Angaben des Teilnehmers werden in das Protokoll übernommen und gesperrt. Ergänzungen wie Mängel oder Texte können noch hinzugefügt werden, bevor das Protokoll zur Unterschrift gesendet wird.
E-MAIL (deep.rent)
AN: Teilnehmer
Übergabe Protokoll zu Wohnung 1 - fertig zur Unterschrift
Schritt 6
Der Teilnehmer erhält eine E-Mail mit einem Link zum Protocol-Viewer. Dort kann das fertige Protokoll gelesen und direkt digital unterschrieben werden.
E-MAIL (deep.rent)
AN: Nutzer
Statusänderung: Unterschrieben
Schritt 7
Nach der Unterschrift wird das Protokoll abgeschlossen. Bilder werden hochgeladen, das Dokument archiviert und automatisch an alle Beteiligten versendet.
(👍 ^_^)👍 Protokoll abgeschlossen!
E-MAIL (deep.rent)
AN: Nutzer und Teilnehmer
Protokoll zu Wohnung 1
Teilen, erfassen, unterschreiben – strukturiert und nachvollziehbar.
Ohne Vor-Ort-Termin
Teilnehmer erhalten einen sicheren Link und füllen das Protokoll im Browser aus – wann und wo es passt, ohne gemeinsamen Termin vor Ort.
Ihre Struktur, Ihre Regeln
Bereiche, Checklisten, Zähler und Pflichtfelder entsprechen Ihrem Objekt und Ihren Vorgaben – dieselbe Qualität wie bei der klassischen Erfassung.
Klare Rollen: Nutzer und Teilnehmer
Sie steuern den Vorgang und geben frei; der Teilnehmer arbeitet nur in den vorgesehenen Bereichen. Nach der Übernahme sind die Daten nachvollziehbar gesperrt.
Unterschrift und Abschluss in einem Ablauf
Das fertige Protokoll kann zur digitalen Unterschrift versendet werden – Archivierung, Foto-Upload und Versand an Beteiligte schließen den Kreis.
Weniger Koordination, weniger Fehlerquellen
Weniger Hin- und Herschicken von Informationen, weniger Missverständnisse: Ein geführter Ablauf im Web reduziert Aufwand für alle Seiten.
