Protokolle ohne Vor-Ort-Termin per Web-Link erstellen lassen.
Geführter Ablauf vom Link bis zur Übernahme des Protokolls – mit Ihren Checklisten, Objektdaten und Vorlagen, komplett im Browser für den Teilnehmer. Sie steuern den Vorgang und geben frei; der Teilnehmer arbeitet nur in den vorgesehenen Bereichen.
Teilen, erfassen, unterschreiben – strukturiert und nachvollziehbar.
Sie erstellen ein Protokoll, wählen Objekt und Teilnehmer und aktivieren die Self-Service-Funktion statt selbst auszufüllen – der Vorgang geht per Web-Link an den Empfänger. Dieser öffnet den Link im Browser und wird Schritt für Schritt geführt; Fortschritt kann gespeichert und später fortgesetzt werden. Nach der Übernahme sind die Daten nachvollziehbar gesperrt, Sie ergänzen bei Bedarf Mängel oder Textbausteine und senden das Protokoll zur digitalen Unterschrift – z. B. mit Anzeige im Protocol-Viewer auf Smartphone, Tablet oder PC.
Geführte Erfassung mit Fotos und Videos je Bereich – für alle Beteiligten nachvollziehbar.
Ideal für Abläufe mit vielen Beteiligten, wiederkehrenden Kontrollen oder wenn nicht immer jemand vor Ort sein kann.
Wohnungsrückgaben ohne Vor-Ort-Termin
Mieter dokumentieren Zustand, Fotos und Zählerstände selbst über einen Web-Link. Die Verwaltung übernimmt die Daten und erstellt das finale Rücknahmeprotokoll.
Serviced Apartments & Ferienvermietung
Gäste erfassen Inventar, Schäden oder Zustand vor Abreise direkt im Browser. Betreiber sparen Kontrolltermine und behalten trotzdem vollständige Nachweise.
Wartung und Prüfungen in Industrieanlagen
Mitarbeiter oder Fremdfirmen dokumentieren Zustände, Prüfungen oder Arbeiten direkt vor Ort. Die Zentrale prüft die Angaben und erstellt das offizielle Protokoll.
Baustellen-Dokumentation durch Subunternehmer
Nachunternehmer erfassen Fortschritt, Mängel oder Abnahmen selbstständig per Link. Bauleitung übernimmt die Daten und erstellt das finale Bau- oder Abnahmeprotokoll.
Fahrzeug-Übergabe und Rückgabe ohne Personal
Fahrer oder Kunden dokumentieren Fahrzeugzustand selbst. Fotos und Angaben werden automatisch in das Übergabe- oder Rückgabeprotokoll übernommen.
Boots- und Yachtübergaben im Charterbetrieb
Crew oder Kunden erfassen Zustand und Ausstattung vor Übernahme oder Rückgabe. Betreiber erhalten vollständige Dokumentation ohne persönlichen Termin.
Technische Checklisten vor Einsatz oder Flug
Techniker, Piloten oder Betreiber erfassen Zustände und Checklisten selbst. Die Daten werden zentral geprüft und in das offizielle Protokoll übernommen.
Maschinen- und Objektkontrolle in der Landwirtschaft
Pächter oder Mitarbeiter dokumentieren Zustand von Maschinen, Gebäuden oder Flächen selbst. Eigentümer erhalten vollständige Nachweise ohne vor Ort zu sein.
Ideal für Protokolle, bei denen Teilnehmer Daten, Fotos oder Checklisten selbst erfassen können, bevor das finale Dokument erstellt wird.
Übergabe- und Rücknahmeprotokolle
Mieter, Fahrer oder Nutzer erfassen Zustand, Fotos, Schlüssel und Zählerstände selbst. Die Daten werden übernommen und im finalen Protokoll bestätigt.
Schaden- und Mängelberichte
Schäden werden strukturiert mit Fotos und Pflichtangaben gemeldet. Keine unübersichtlichen E-Mails oder Messenger-Nachrichten mehr.
Begehungs- und Zustandsprotokolle
Objektbetreuer, Mitarbeiter oder Subunternehmer erfassen Zustände vor Ort. Verantwortliche prüfen und ergänzen anschließend das finale Protokoll.
Reinigungs- und Wartungsberichte
Dienstleister dokumentieren erledigte Arbeiten, Checklisten und Fotos direkt im Browser. Die Dokumentation wird später geprüft und freigegeben.
Zählerstands- und Verbrauchsprotokolle
Teilnehmer erfassen Zählerstände selbst mit Foto-Nachweis. Die Angaben werden automatisch in das Protokoll übernommen.
Sicherheits- und Prüfberichte
Checklisten, Prüfungen oder Sicherheitskontrollen können vor Ort erfasst werden, bevor das offizielle Prüfprotokoll erstellt wird.
Gutachten- und Berichtsvorbereitung
Fotos, Angaben oder Vorinformationen werden vorab gesammelt, damit Sachverständige oder Verantwortliche das finale Dokument schneller erstellen können.
Eigene Protokoll-Anlässe
Beliebige eigene Protokolltypen wie Objektprüfung, Inventarkontrolle, Baustellenbericht oder interne Dokumentation können mit Self-Service kombiniert werden.
Nicht jede Dokumentation erfordert einen Vor-Ort-Termin. Mit Self-Service können Teilnehmer Daten selbst erfassen, während Sie Kontrolle und Qualität behalten.
Keine Anfahrt notwendig
Fotos, Angaben und Checklisten können vom Teilnehmer selbst erfasst werden. Ein zusätzlicher Termin vor Ort ist oft nicht mehr nötig.
Zeit- und Kostenersparnis
Weniger Termine, weniger Fahrten und weniger Abstimmung. Besonders bei vielen Objekten oder großen Entfernungen rechnet sich Self-Service sofort.
Skalierbar bei vielen Vorgängen
Mehrere Übergaben, Kontrollen oder Meldungen können parallel erfasst werden, ohne dass Personal gleichzeitig vor Ort sein muss.
Trotzdem vollständige Dokumentation
Fotos, Pflichtfelder und Checklisten sorgen dafür, dass alle nötigen Angaben vorliegen, bevor das finale Protokoll erstellt wird.
Ideal für einfache oder vorbereitende Schritte
Vorab-Fotos, Zählerstände, Schäden oder Checklisten können im Self-Service erfasst werden, bevor die finale Dokumentation erfolgt.
Kontrolle bleibt beim Ersteller
Die Daten werden übernommen, geprüft und erst im finalen Protokoll bestätigt. Self-Service ersetzt nicht die Kontrolle, sondern spart Aufwand.
Ohne Leitplanken landen Fotos in Chats, Angaben in E-Mails – und nichts passt sauber zum Protokoll.
Klassische Kommunikation mit externen Teilnehmern erzeugt Zusatzarbeit: Inhalte müssen sortiert, zugeordnet und oft neu erfasst werden. Das kostet Zeit und erhöht Fehlerrisiko.
Wie deep.rent Self-Service strukturiert
Sie bestimmen, welche Bereiche, Zähler und Checklisten im Self-Service beantwortet werden sollen. Die Angaben des Teilnehmers werden in das Protokoll übernommen und gesperrt. Ergänzungen wie Mängel oder Texte können noch hinzugefügt werden, bevor das Protokoll zur digitalen Unterschrift versendet wird.
Für Self-Service können eigene, vereinfachte Checklisten verwendet werden – passend für Teilnehmer ohne Fachkenntnisse.
Der Ersteller legt fest, welche Bereiche, Checklisten und Textbausteine im Self-Service verwendet werden. Teilnehmer sehen nur die relevanten Punkte und können diese Schritt für Schritt ausfüllen. Die Struktur bleibt kompatibel mit der normalen Dokumentation.
Eigene Checklisten für Self-Service
Für Teilnehmer können vereinfachte Checklisten verwendet werden, während intern weiterhin die vollständige Dokumentation genutzt wird.
Vorgaben durch den Ersteller
Der Ablauf, Pflichtfelder und Antworten werden vorgegeben. Teilnehmer können nur die vorgesehenen Angaben machen.
Textbausteine und Bewertungen vorbereitet
Antworten können automatisch Texte oder Bewertungen erzeugen, die später im finalen Protokoll übernommen werden.
Kompatibel mit der normalen Protokollstruktur
Self-Service Daten werden in das gleiche Protokoll übernommen wie Vor-Ort-Dokumentationen.
Weniger Fehler durch geführte Eingabe
Teilnehmer sehen nur die nötigen Punkte. Dadurch entstehen weniger falsche oder unvollständige Angaben.
Ideal für Vorab-Erfassung oder einfache Prüfungen
Self-Service eignet sich besonders für Vorab-Fotos, einfache Kontrollen, Zählerstände oder Zustandsmeldungen.
Ein geführter Ablauf im Web reduziert Aufwand für alle Seiten – im Schritt-für-Schritt-Workflow auf unserer Feature-Seite sprechen wir von bis zu 95 % Zeitersparnis.
Weniger Hin- und Herschicken von Informationen, weniger Missverständnisse: Teams verbringen weniger Zeit damit, Inhalte aus E-Mail, Messenger und Papier ins Protokoll zu übertragen.
Mehr Effizienz mit einem durchgängigen Flow
Teilnehmer erhalten einen sicheren Link und füllen das Protokoll im Browser aus – wann und wo es passt, ohne gemeinsamen Termin vor Ort. Sie übernehmen die Daten ins Protokoll, ergänzen bei Bedarf und schließen mit Unterschrift, Archivierung und Versand an Beteiligte ab.
Der Teilnehmer liefert Daten über einen Link – das finale Protokoll wird vom Ersteller geprüft, ergänzt und freigegeben.
Sie legen fest, welche Bereiche im Self-Service ausgefüllt werden dürfen. Der Teilnehmer erfasst Fotos, Angaben oder Checklisten im Browser, ohne Anmeldung. Danach prüfen Sie alle Inhalte, ergänzen Mängel, Maßnahmen oder Textbausteine und erstellen das finale Protokoll.
Self-Service-Link mit festgelegtem Umfang
Sie bestimmen, welche Bereiche, Checklisten und Zähler ausgefüllt werden sollen. Der Teilnehmer kann nur die vorgesehenen Angaben machen.
Angaben werden übernommen, aber nicht automatisch freigegeben
Alle Antworten des Teilnehmers werden in das Protokoll übernommen, bleiben aber unter Ihrer Kontrolle und können vor dem Abschluss geprüft werden.
Ersteller ergänzt Mängel, Maßnahmen und Texte
Sie entscheiden, ob Mängel richtig formuliert sind, ergänzen Maßnahmen oder Textbausteine und passen das Protokoll vor der Freigabe an.
Freigabe und Unterschrift durch den Ersteller
Erst nach Ihrer Prüfung wird das finale Protokoll erstellt. Mit Ihrer Unterschrift bestätigen Sie den Inhalt und geben das Dokument frei.
Self-Service sorgt für einen nachvollziehbaren, strukturierten Prozess – ohne improvisierte Kommunikation.
Statt Fotos per Messenger oder unklare E-Mails erhalten Teilnehmer einen geführten Ablauf. Gleichzeitig sehen Eigentümer, Auftraggeber oder Mandanten, dass die Dokumentation organisiert und nachvollziehbar erfolgt.
Professioneller Eindruck bei Teilnehmern
Klare Anweisungen, strukturierte Eingabe und ein geführter Ablauf wirken deutlich seriöser als lose Kommunikation über E-Mail oder Messenger.
Vertrauen bei Eigentümern und Auftraggebern
Ein dokumentierter Ablauf mit Checklisten, Fotos und Protokoll zeigt, dass die Erfassung kontrolliert erfolgt und nicht nur informell gesammelt wurde.
Teilnehmer erfassen Zustand, Fotos und Angaben selbst – nachvollziehbar und direkt im Protokoll.
Self-Service ermöglicht Rücknahmen, Zustandsmeldungen oder Vorab-Dokumentationen auch ohne persönlichen Termin. Teilnehmer geben ihre Angaben selbst ein und bestätigen diese im Ablauf. Dadurch entstehen vollständige und ehrliche Angaben, die direkt im Protokoll verwendet werden können.
Rücknahme durch Teilnehmer selbst möglich
Mieter, Fahrer oder Nutzer können den Zustand selbst erfassen, z. B. bei Auszug, Fahrzeugrückgabe oder Geräteabgabe – auch ohne dass der Ersteller vor Ort ist.
Mehrere Beteiligte in einem Ablauf
Rücknahme und Übergabe können kombiniert werden, z. B. Vormieter dokumentiert Rückgabe und Nachmieter erstellt anschließend das Übergabeprotokoll.
Ehrlichere Angaben durch eigene Bestätigung
Wer Zustand, Fotos und Angaben selbst eingibt, bestätigt diese bewusst. Das reduziert spätere Diskussionen über Schäden oder fehlende Angaben.
Saubere Grundlage für Kaution, Schäden oder Abrechnung
Alle Angaben sind strukturiert im Protokoll dokumentiert und können direkt für Abrechnung, Reparaturen oder weitere Schritte verwendet werden.
Immer dann sinnvoll, wenn ein Vor-Ort-Termin aufwendig ist oder Teilnehmer Daten selbst erfassen sollen.
Kein gemeinsamer Termin möglich
Rücknahme oder Zustand wird dokumentiert, obwohl Ersteller und Teilnehmer nicht gleichzeitig vor Ort sein können.
Viele Objekte oder große Entfernungen
Teilnehmer erfassen Daten selbst, ohne dass für jedes Objekt eine Anfahrt nötig ist.
Teilnehmer soll Angaben selbst bestätigen
Fotos, Schäden oder Zählerstände werden vom Nutzer selbst eingegeben und später im Protokoll bestätigt.
Vorab-Erfassung vor der eigentlichen Dokumentation
Self-Service sammelt Daten vorab, das finale Protokoll wird später geprüft und erstellt.
Mehrere Beteiligte in einem Ablauf
Zum Beispiel Rückgabe durch Vormieter und Übergabe an Nachmieter im gleichen Vorgang.
Dokumentation ohne Improvisation
Statt Fotos per Messenger oder E-Mail erfolgt die Erfassung strukturiert über einen festen Ablauf.
Teilen, erfassen, prüfen und unterschreiben – strukturiert und nachvollziehbar.
Ohne Vor-Ort-Termin dokumentieren
Teilnehmer erhalten einen sicheren Link und erfassen Fotos, Angaben und Checklisten direkt im Browser – unabhängig von Zeit und Ort.
Zeit sparen und Fahrten vermeiden
Keine Terminabstimmung, keine unnötigen Anfahrten. Besonders bei vielen Objekten oder großen Entfernungen rechnet sich Self-Service sofort.
Ihre Struktur, Ihre Regeln
Bereiche, Checklisten, Zähler und Pflichtfelder werden vom Ersteller vorgegeben. Teilnehmer können nur die vorgesehenen Angaben machen.
Kontrolle bleibt beim Ersteller
Alle Angaben werden übernommen, aber erst nach Ihrer Prüfung freigegeben. Mängel, Maßnahmen und Texte können vor dem Abschluss ergänzt werden.
Vollständiges Protokoll mit Unterschrift und Archiv
Nach der Prüfung wird das finale Protokoll erstellt, digital unterschrieben und archiviert – wie bei der klassischen Dokumentation.
Mit dem Self-Service-Protokoll können Übergabeprotokolle, Rücknahmeprotokolle, Zustandsprotokolle oder Schadenprotokolle ohne Vor-Ort-Termin erstellt werden. Teilnehmer erhalten einen sicheren Web-Link und erfassen Fotos, Checklisten, Zählerstände und Angaben direkt im Browser – auf Smartphone, Tablet oder PC.
Die Struktur entspricht der normalen Protokoll-Erfassung: Bereiche, Objektdaten, Checklisten und Pflichtfelder werden vom Ersteller vorgegeben. Angaben des Teilnehmers werden übernommen, geprüft und anschließend im finalen Protokoll bestätigt. Digitale Unterschrift, Archivierung und Versand erfolgen im gleichen Ablauf, z. B. über den Protocol-Viewer.
Self-Service-Protokolle eignen sich besonders für Übergaben, Rücknahmen, Begehungen, Wartungsberichte, Schadensmeldungen oder Zählerstandsprotokolle. Die Software ermöglicht eine strukturierte Dokumentation ohne Terminabstimmung und kann je nach Ablauf bis zu 95 % Zeit gegenüber klassischer Vor-Ort-Erfassung sparen.
Das Self-Service-Feature von deep.rent verbindet geführte Checklisten, Objektverwaltung, digitale Signatur und automatischen Versand in einem durchgängigen Workflow. So lassen sich Protokolle professionell erstellen, auch wenn Teilnehmer, Mieter, Kunden oder Mitarbeiter die Daten selbst erfassen.
Nein. Der Zugriff erfolgt direkt im Browser über einen sicheren Web-Link. Teilnehmer können Fotos, Checklisten und Angaben auf Smartphone, Tablet oder PC erfassen – ohne Installation und ohne Anmeldung.
Nein. Der Teilnehmer erfasst nur die vorgesehenen Daten. Das finale Protokoll wird erst nach Ihrer Prüfung erstellt. Sie können Mängel ergänzen, Texte anpassen und entscheiden, wann das Protokoll freigegeben und unterschrieben wird.
Ja. Teilnehmer können den Zustand selbst erfassen, z. B. bei Auszug, Fahrzeugrückgabe oder Geräteabgabe. Auch kombinierte Abläufe sind möglich, etwa Rücknahme durch den Vormieter und anschließende Übergabe an den Nachmieter.
Self-Service kann für viele Protokolle verwendet werden, z. B. Übergabeprotokoll, Rücknahmeprotokoll, Schadenbericht, Wartungsbericht, Zustandsprotokoll, Zählerstandsprotokoll oder Sicherheitsprüfung. Auch eigene Protokoll-Anlässe mit individuellen Checklisten sind möglich.
Nach der Prüfung wird das fertige Protokoll erstellt und kann zur digitalen Unterschrift versendet werden. Teilnehmer erhalten einen Link zum Protocol-Viewer und können das Dokument lesen und direkt unterschreiben.
Ja. Alle Angaben werden im Protokoll gespeichert, mit Fotos, Zeitstempel und Zuordnung zum Teilnehmer. Nach der Unterschrift wird das Dokument archiviert und kann an alle Beteiligten versendet werden.
Ja. Sie bestimmen, welche Bereiche, Checklisten und Felder im Self-Service sichtbar sind. Teilnehmer können nur die vorgesehenen Angaben machen, während die vollständige Protokollstruktur beim Ersteller bleibt.
