Häufig gestellte Fragen

Ein Protokoll macht den Zustand eines Objekts zum Zeitpunkt eines Vorgangs nachvollziehbar: was vorhanden war, wie es aussah, welche Mängel bestanden und wer dies bestätigt hat. Das schützt den wirtschaftlichen Wert der Sache – ob Wohnung, Fahrzeug, Maschine oder Anlage – weil Streit, Unsicherheit und teure Nachbesserungen oft aus fehlender oder widersprüchlicher Dokumentation entstehen. Klare Belege senken das Risiko von Kautionstreitigkeiten, ungeplanten Renovierungen und langwierigen Auseinandersetzungen. Protocol hilft, diese Dokumentation professionell, einheitlich und langfristig archivierbar zu erstellen.

Für Eigentümer, Hausverwaltungen und Vermieter ist ein professionelles Protokoll ein sichtbares Zeichen: Mit der Immobilie oder Anlage wird sorgfältig umgegangen. Der dokumentierte Zustand bei Einzug und Auszug schützt den Substanzwert, weil später niemand über „frühere“ oder „neue“ Schäden spekulieren muss – Belege liegen vor. Das stärkt Vertrauen bei Mieterwechseln, erleichtert Kautionsabrechnungen und hilft, Versicherungs- und Handwerkerentscheidungen auf Fakten statt auf Erinnerungen zu stützen. Wer konsequent dokumentiert, positioniert sich als verlässlicher Partner; das kann Leerstandszeiten verkürzen, Wechselkosten senken und zeigen, dass Instandhaltung und Übergabeprozesse ernsthaft organisiert sind – ein direkter Beitrag zum Erhalt des Vermögenswerts.

Für Mieter und andere Nutzer schafft ein vollständiges Protokoll Klarheit: Der Zustand der Wohnung, Anlage oder Sache ist gemeinsam und nachvollziehbar festgehalten – mit Räumen, Ausstattung, Zählständen und dokumentierten Mängeln, nicht nur mit mündlichen Absprachen. Beim Einzug wissen Sie genau, was Sie übernehmen; während der Nutzung wissen Sie, welcher Pflege- und Meldestandard gilt; beim Auszug wissen Sie, wofür Sie verantwortlich sein können. Wenn der Ausgangszustand für alle Beteiligten „sehr gut bekannt“ ist, fällt es leichter, die Sache im vereinbarten Rahmen in Ordnung zu halten, Verschleiß von vornherein zu vermeiden und Konflikte früh anzusprechen statt sie später mit hohen Kosten auszutragen. Fairness und Planbarkeit fördern einen respektvollen Umgang mit der Sache – zum Vorteil aller Seiten.

Ja – und sie ist oft unterschätzt. Viel Material- und Energieaufwand entsteht, wenn Schäden zu spät auffallen, Verantwortlichkeiten unklar bleiben oder ganze Bereiche „auf Verdacht“ abgerissen und neu aufgebaut werden. Wer Übergaben und Kontrollen dokumentiert, erkennt Mängel früher und kann punktuell instand setzen, statt großflächig zu entkernen. Das bedeutet weniger unnötigen Abbruch von Böden, Wänden, Einbauten und Technik, weniger Transport und Entsorgung, weniger Neubeschaffung. Gebäude, Ausstattung und Maschinen bleiben länger nutzbar; der ökologische Fußabdruck sinkt, während der wirtschaftliche Wert erhalten bleibt. Protokolle sind damit nicht nur ein Vertrags- und Streitschutzinstrument, sondern auch ein Beitrag zu ressourcenschonender Bewirtschaftung.

Protocol bündelt Erfassung vor Ort (auch offline), Checklisten, Medien, digitale Signatur und revisionssicheres Archiv in einem Ablauf. Alle Beteiligten erhalten nach Abschluss nachvollziehbare Unterlagen per Link, PDF oder E-Mail – als belastbare Grundlage für Jahre. So wird aus „wir haben uns darauf geeinigt“ ein dokumentierter, wiederaufrufbarer Nachweis, der Wert schützt, Vertrauen stärkt und teure Missverständnisse vermeidet.

Protocol ist die Software der deep.rent GmbH für strukturierte Dokumentation von Objekten, Anlagen und Vorgängen: digitale Protokolle, Checklisten, Fotos, Videos, Signaturen, PDF-Export und langfristiges Archiv. Sie eignet sich für Übergaben, Abnahmen, Gutachten, Wartungs- und Schadenberichte in vielen Branchen.

Unter anderem für Immobilien (Übergabe, Rücknahme, Kaution), Bau und Maschinen, Fahrzeuge, Schiffe, Luftfahrt, Landwirtschaft, Industrie und Spezialbereiche. Pro Anlass wählen Sie Kategorie, Objekttyp und Checklisten – Details auf der Startseite unter „Jede Objektart“ und „Zu jedem Anlass“.

Ja. Die Zustandserfassung vor Ort – Bereiche, Ausstattung, Checklisten, Fotos und Videos – kann offline erfolgen. Nach der Synchronisation stehen die Daten für Prüfung, Signatur und Abschluss zur Verfügung.

Nach Signatur und Abschluss werden alle Daten im revisionssicheren Cloud-Archiv gespeichert. Teilnehmer erhalten den Zugang per Link; zusätzlich sind Web-Ansicht, PDF, Druck und E-Mail-Versand möglich (siehe auch Startseite „Jedes Format“).

Beim Self-Service-Protokoll erhalten Empfänger einen Web-Link und erfassen Angaben, Fotos und Antworten selbst im Browser – ohne gemeinsamen Vor-Ort-Termin. Das fertige Protokoll wird automatisch übernommen und kann weiterverwendet werden. Mehr unter /de/self-service-feature.

Protocol läuft im Browser sowie als App für iOS, Android und Windows. Registrierung und Anmeldung erfolgen über die Web-App; Download-Links finden Sie im Footer der Website.

Das Help Center unter /de/support bietet Themen von Registrierung über Objekte und Protokollerstellung bis Archiv und Abrechnung – inklusive Integrationen und typischer Workflows.

Ja. Neben FLEX (reines Pay-per-Use) stehen Lizenzpakete mit monatlichem Grundpreis und enthaltenem Protokollkontingent zur Verfügung (STARTER, TEAM, PROFESSIONAL, PORTFOLIO). Der Preiskalkulator zeigt dafür zwei Varianten parallel: FLEX/Pay-per-Use und die passende Paketvariante auf Basis Ihrer Monatsmenge.

Die Abrechnung erfolgt monatlich auf Basis der tatsächlich abgeschlossenen Protokolle. In der Paketvariante wird zunächst das enthaltene Kontingent berücksichtigt; nur die überzähligen Protokolle werden zusätzlich per Pay-per-Use berechnet. Der Kalkulator berücksichtigt dies automatisch (z. B. STARTER mit 10 inkl., bei 12 werden 2 zusätzlich berechnet). Die Rechnungsstellung erfolgt elektronisch; als Zahlungsmethoden akzeptieren wir SEPA-Lastschrift oder Kreditkarte.

Für das FLEX-Modell gibt es keine separate Testphase, da es dauerhaft als Pay-per-Use-Modell ohne monatliche Grundgebühr genutzt werden kann. Für die Lizenzpakete (STARTER, TEAM, PROFESSIONAL, PORTFOLIO) bieten wir eine 14-tägige kostenlose Testphase an.

Im FLEX-Modell stehen 750 MB Speicher zur Verfügung. In den Lizenzpaketen ist je nach Paket bereits mehr Speicher enthalten (z. B. STARTER, TEAM, PROFESSIONAL, PORTFOLIO mit steigendem Inklusivspeicher). Sobald das jeweils verfügbare Speicherkontingent erreicht ist, können keine weiteren Daten gespeichert werden. Sie erhalten dann einen Hinweis und können entweder auf ein Paket mit mehr Inklusivspeicher wechseln, zusätzlichen Speicher als monatliches Speicherpaket hinzubuchen oder nicht mehr benötigte Archiv- und Protokolldaten löschen, um Speicher freizugeben. Bereits erstellte Protokolle gehen nicht verloren; betroffene Protokolle können nach Freigabe oder Erweiterung des Speichers jederzeit fertiggestellt werden.

FLEX: Kündigung und Planwechsel sind jederzeit möglich. STARTER, TEAM, PROFESSIONAL, PORTFOLIO: Mindestlaufzeit von 3 Monaten (Plan ist in dieser Zeit gebunden). Upgrades auf einen höheren Plan sind jederzeit möglich; Downgrades und Kündigung erst nach Ablauf der 3-monatigen Bindung. Optional gebuchte zusätzliche Speicherpakete werden unabhängig davon monatlich berechnet, solange sie aktiv sind.

Die Größe eines Protokolls hängt hauptsächlich von der Anzahl und Qualität der gespeicherten Fotos, Videos und Dokumente ab. Mit den folgenden Einstellungen kann der benötigte Speicherplatz deutlich reduziert werden: Verwenden Sie möglichst wenige oder keine Videos, da diese deutlich mehr Speicher benötigen als Fotos. Reduzieren Sie bei Bedarf die Qualitätseinstellung für Fotos in den App-Einstellungen. Für die meisten Protokolle reicht eine mittlere Qualität aus. Nutzen Sie die Funktion Archivierungsfristen, um ältere oder nicht mehr benötigte Protokolle automatisch zu entfernen. Löschen Sie nicht mehr benötigte Kontakte oder Objekte. Zugehörige Protokolle können dabei automatisch bereinigt werden. Durch eine regelmäßige Archivbereinigung lässt sich der benötigte Speicherplatz dauerhaft gering halten.

Ja. Protocol lässt sich mit unterstützten Drittsystemen verbinden, um Stammdaten zu übernehmen und fertige Protokolle zurückzuspielen – mit weniger Doppeleingaben und konsistenten Daten. Verfügbare Anbindungen und Einrichtungsschritte finden Sie unter /de/integrationen und im Help Center unter /de/support.

API-Schlüssel werden serverseitig verschlüsselt gespeichert. Zugriffe laufen über gesicherte Backend-Endpunkte mit minimalen Berechtigungen (Least Privilege).

Protokolle, Bilder und Dateien werden in einem revisionssicheren S3-Speicher abgelegt – versioniert und mit Object Lock (Write-Once-Read-Many), sodass abgelegte Daten nicht unbemerkt überschrieben werden können. Details: /de/compliance.

Bei Erstellung werden kryptografische Prüfsummen erzeugt. Sie dienen als digitaler Fingerabdruck und ermöglichen später den Nachweis, dass Dateien dem ursprünglichen Zustand entsprechen.

Ja. Individuelle Archivierungsfristen pro Protokolltyp, automatische Inaktivierung, gezielte Löschung inaktiver Protokolle und ein Rechtekonzept mit kontrollierten Löschvorgängen durch Admins unterstützen Datenminimierung und Löschpflichten. AVV und TOMs: /de/avv und /de/toms.

Admin und Nutzer: Administratoren haben vollen Zugriff inkl. Einstellungen; Nutzer können keine Protokolle, Objekte oder Kontakte löschen und keine zentralen Systemeinstellungen ändern – für klare Verantwortlichkeiten im Team.

Protokolle können mit einfacher digitaler Signatur und Zeitstempel nach eIDAS versehen werden. Der Signaturzeitpunkt wird manipulationssicher dokumentiert und mit dem Dokument verknüpft.

Die Cloud-Infrastruktur orientiert sich an anerkannten Standards (u. a. ISO/IEC 27001, SOC 2 Type II, Tier III+ Rechenzentren) mit europäischen Datenschutzanforderungen. Ausführlich auf /de/compliance.