CSV-Import
Unter Einstellungen → Tools → Daten importieren starten Sie einen 5-stufigen Assistenten, mit dem Sie Adressen, Kontakte und Objekte aus einer CSV-Datei in Ihren Workspace übernehmen.
Jede CSV-Zeile steht für einen Datensatz. Adressen, Kontakte und Objekte werden aus derselben Zeile gelesen. Wenn Sie Adressen importieren, wird das Objekt in Zeile n automatisch mit der Adresse in Zeile n verknüpft.
Internet erforderlich: Für die KI-Zuordnung und den finalen Import (Validierung, Speichern, Synchronisation) ist eine aktive Internetverbindung nötig.
Wo Sie die Funktion finden
- Öffnen Sie Einstellungen (Zahnrad).
- Scrollen Sie zu Tools.
- Tippen Sie auf Daten importieren.
Oben sehen Sie eine Schritt-Anzeige mit fünf Schritten. Sie können einzelne Bereiche auch überspringen, wenn Ihre CSV nur Kontakte oder nur Objekte enthält.
Schritt 1: CSV-Datei auswählen
Ziel: Die Rohdaten bereitstellen.
Sie haben zwei Möglichkeiten (nur eine gleichzeitig):
| Option | So geht’s |
|---|---|
| Datei hochladen | Tippen Sie auf CSV-Datei wählen und wählen Sie eine .csv-Datei auf Ihrem Gerät. |
| Text einfügen | Kopieren Sie den CSV-Inhalt in das Textfeld CSV-Text einfügen. |
Nach der Auswahl erkennt die App die Spaltenüberschriften aus der ersten Zeile. Ohne Datei oder Text können Sie nicht fortfahren.
Tippen Sie auf Weiter.
Schritt 2: Adressen
Ziel: CSV-Spalten den Objekt-Adressen zuordnen (Standorte, an denen Objekte liegen).
KI-Zuordnung (optional)
Tippen Sie auf KI Spalten zuordnen (Sparkles-Symbol). Die KI analysiert Ihre Spaltenüberschriften und schlägt Zuordnungen für Adress-, Kontakt- und Objektfelder vor — auch wenn Sie diesen Schritt gerade nur für Adressen bearbeiten. Prüfen Sie die Vorschläge und passen Sie sie bei Bedarf manuell an.
Felder manuell zuordnen
Ordnen Sie jeder App-Spalte eine CSV-Spalte zu (Dropdown Spalte wählen oder Keine):
| Feld | Pflicht | Hinweis |
|---|---|---|
| Adresszeile 1 | Ja | Straße oder erste Adresszeile |
| Adresszeile 1 – Teil 2 | Nein | z. B. Hausnummer — wird mit Zeile 1 kombiniert |
| Adresszeile 2 | Nein | Zusatz, Etage, c/o |
| Adresszeile 2 – Teil 2 | Nein | Zweiter Teil von Zeile 2 |
| Stadt | Nein | |
| Postleitzahl | Nein | |
| Land | Ja | Wird über die Länderauswahl festgelegt (nicht aus einer CSV-Spalte). Voreinstellung: Ihr Standard-Land aus den Einstellungen. |
| Bundesland / Region | Nein |
Weiter ist erst aktiv, wenn Adresszeile 1 und Land gesetzt sind.
Adressen überspringen
Wenn Ihre CSV keine Standort-Adressen enthält, tippen Sie auf Adressen überspringen. Objekte werden dann ohne Adress-Verknüpfung importiert.
Schritt 3: Kontakte
Ziel: Personen und Firmen aus der CSV als Kontakte anlegen.
KI-Zuordnung (optional)
Wie in Schritt 2: KI Spalten zuordnen ordnet Spaltenüberschriften den Kontaktfeldern zu. Die Zuordnung gilt für alle Bereiche — prüfen Sie das Ergebnis.
Kontaktfelder
| Feld | Pflicht | Hinweis |
|---|---|---|
| Anrede | Nein | CSV-Spalte oder fester Wert |
| Titel | Nein | z. B. Dr., Prof. |
| Vorname | Ja | |
| Nachname | Ja | |
| Ja | ||
| Telefon | Nein | |
| Firmenname | Nein | |
| Rolle | Nein | CSV-Spalte oder feste Rolle (z. B. Mieter, Eigentümer) |
Rollen-Werte zuordnen
Wenn Sie eine CSV-Spalte für die Rolle wählen, listet die App alle eindeutigen Werte aus dieser Spalte auf (z. B. „Mieter“, „Vermieter“, „Eigentümer“). Jeder Wert muss einer Rolle in der App zugeordnet werden:
- Tippen Sie auf einen CSV-Wert und wählen Sie die passende Rolle.
- Oder nutzen Sie KI Enum-Werte zuordnen — die KI schlägt passende App-Rollen vor.
Kontakt-Adresse (eingebettet)
Unter Kontakt-Adresse können Sie optional eine separate Postanschrift des Kontakts mappen (nicht identisch mit der Objekt-Adresse aus Schritt 2):
- Adresszeilen, Stadt, PLZ, Bundesland
- Land: Standard aus den Einstellungen oder eigene CSV-Spalte für das Land pro Zeile
Weiter erfordert die Zuordnung von Vorname, Nachname und E-Mail.
Kontakte überspringen
Tippen Sie auf Kontakte überspringen, wenn Sie nur Adressen und/oder Objekte importieren möchten.
Schritt 4: Objekte
Ziel: Objekte (z. B. Wohnungen, Fahrzeuge) aus der CSV anlegen.
KI-Zuordnung (optional)
Erneut KI Spalten zuordnen — dieselbe KI-Funktion wie in den Schritten 2 und 3.
Objektfelder
| Feld | Pflicht | Hinweis |
|---|---|---|
| Objektname | Nein* | CSV-Spalte mit Bezeichnung. *Ohne Spalte generiert die App Namen wie „Wohnung 1“, „Wohnung 2“ (basierend auf dem Objekttyp). |
| Details | Nein | Freitext-Beschreibung |
| Objekttyp | Ja | Entweder eine CSV-Spalte oder ein fester Typ für alle Zeilen |
| Kunden-Objekt-ID | Nein | Ihre interne Referenz — hilft beim Erkennen bestehender Objekte |
Objekttyp-Werte zuordnen
Bei einer CSV-Spalte für den Typ (z. B. „Wohnung“, „Garage“, „Büro“) müssen alle vorkommenden Werte einem aktivierten Objekttyp in Ihren Einstellungen zugeordnet werden:
- Tippen Sie auf einen CSV-Wert → wählen Sie den Objekttyp.
- Oder KI Enum-Werte zuordnen für automatische Vorschläge.
Nur in den Einstellungen aktivierte Objekttypen stehen zur Auswahl.
Weiter ist aktiv, wenn der Objekttyp vollständig zugeordnet ist (alle CSV-Werte gemappt, falls Spalte gewählt).
Objekte überspringen
Tippen Sie auf Objekte überspringen, wenn Sie nur Adressen und/oder Kontakte importieren.
Schritt 5: Vorschau und Import
Ziel: Prüfen, was angelegt wird — dann importieren.
Die Vorschau zeigt eine Zusammenfassung:
- Anzahl Adressen, Kontakte, Objekte
- Pro Eintrag ein Badge Neu (wird angelegt) oder Bestehend (bereits im Workspace — wird wiederverwendet, nicht doppelt angelegt)
Wie „Bestehend“ erkannt wird
| Datentyp | Abgleich |
|---|---|
| Adresse | Adresszeilen, Stadt, PLZ, Land und Region stimmen überein |
| Kontakt | Gleiche E-Mail und (Vorname + Nachname + Anrede oder Firmenname) |
| Objekt | Gleicher Kunden-Objekt-ID-Wert, oder gleicher Name + gleiche Adresse |
Prüfen Sie die Liste sorgfältig. Tippen Sie auf Zurück, um Zuordnungen zu korrigieren.
Import starten
- Tippen Sie auf Importieren.
- Die App validiert die Daten (Testlauf).
- Bei Erfolg werden Datensätze gespeichert und synchronisiert.
- Nach erfolgreichem Import gelangen Sie zur Startseite.
Bei Validierungsfehlern zeigt die App eine Fehlerliste — beheben Sie die Ursache in der CSV oder im Mapping und versuchen Sie es erneut.
Ohne Internetverbindung ist der Import-Button deaktiviert.
KI-Automatisierung im Überblick
Die Protocol App nutzt KI (Mistral) an drei Stellen:
1. KI Spalten zuordnen
- Verfügbar in den Schritten Adressen, Kontakte und Objekte.
- Die KI liest nur die Spaltenüberschriften (nicht den Zelleninhalt) und ordnet sie Feldern zu — z. B. „Strasse“ → Adresszeile 1, „Hausnr.“ → Adresszeile 1 Teil 2, „Email“ → E-Mail.
- Funktioniert mit deutschen und englischen Spaltennamen.
- Ein Klick befüllt das Mapping für Adressen, Kontakte und Objekte gleichzeitig.
- Ergebnisse sind Vorschläge — prüfen Sie sie immer.
- Bei wiederholtem Import mit gleichen Spaltenüberschriften kann eine gespeicherte Zuordnung wiederverwendet werden (Cache).
2. KI Enum-Werte zuordnen (Objekttyp)
- Erscheint, sobald Sie eine CSV-Spalte als Objekttyp gewählt haben.
- Die KI vergleicht CSV-Werte (z. B. „Whg.“) mit den aktivierten Objekttypen Ihres Workspaces.
- Nicht erkannte Werte müssen Sie manuell zuordnen, bevor Sie fortfahren.
3. KI Enum-Werte zuordnen (Kontakt-Rolle)
- Erscheint, sobald Sie eine CSV-Spalte als Rolle gewählt haben.
- Die KI ordnet CSV-Bezeichnungen den Rollen der App zu (z. B. „Mieter“ →
RENTER, „Vermieter“ →LESSOR).
Hinweis: KI-Funktionen benötigen Internet. Schlägt die KI fehl, können Sie alle Felder manuell per Dropdown zuordnen.
Wie eine importierbare CSV aussehen sollte
Grundregeln
- Erste Zeile = Spaltenüberschriften (Pflicht).
- Jede weitere Zeile = ein Datensatz (eine Adresse, ein Kontakt, ein Objekt — parallel in derselben Zeile).
- Trennzeichen: Komma
,, Semikolon;oder Tab — wird automatisch erkannt (häufigstes Zeichen in Zeile 1). - Anführungszeichen: Werte mit Kommas oder Semikolon in
"..."setzen;"innerhalb eines Werts als""escapen. - Leere Zeilen werden ignoriert.
- Dateiformat:
.csv(UTF-8 empfohlen).
Spaltenaufbau (Beispiel Immobilien)
Eine vollständige Zeile kann Objekt, Objekt-Adresse, Kontakt und Kontakt-Adresse enthalten — in dieser Reihenfolge:
| Bereich | Spalten | Zweck |
|---|---|---|
| Objekt | Objekt | Objekttyp (z. B. Wohnung, Garage) — wird im Import einem Objekttyp zugeordnet |
| Objekt-Adresse | Adresszeile1, Adresszeile2, PLZ, Ort, Land | Standort des Objekts |
| Objekt-Details | Objektname, Objektbeschreibung | Bezeichnung und Freitext |
| Kontakt | Vorname, Name, Telefon, Email | Ansprechpartner |
| Kontakt-Adresse | Adresszeile1, Adresszeile2, PLZ, Ort, Land | Postanschrift des Kontakts (kann vom Objektstandort abweichen) |
Wichtig: Jede Spaltenüberschrift darf in der CSV nur einmal vorkommen. Für Objekt- und Kontakt-Adresse verwenden Sie daher unterscheidbare Namen — z. B.
Objekt_Adresszeile1undKontakt_Adresszeile1. Die KI erkennt solche Varianten in der Regel automatisch.
Sie müssen nicht exakt diese Namen verwenden — die KI oder das manuelle Mapping ordnet Ihre Überschriften zu.
Beispieldaten (lesbar)
| Objekt | Objekt_Adresszeile1 | Objekt_Adresszeile2 | Objekt_PLZ | Objekt_Ort | Objekt_Land | Objektname | Objektbeschreibung | Vorname | Name | Telefon | Kontakt_Adresszeile1 | Kontakt_Adresszeile2 | Kontakt_PLZ | Kontakt_Ort | Kontakt_Land | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Wohnung | Musterstraße 12 | 2. OG links | 10115 | Berlin | Deutschland | Wohnung 1. OG | 3 Zimmer, Balkon | Max | Mustermann | +49 170 1234567 | [email protected] | Musterstraße 12 | 10115 | Berlin | Deutschland | |
| Wohnung | Beispielweg 3 | 80331 | München | Deutschland | Penthouse | Dachterrasse, Aufzug | Anna | Schmidt | +49 171 9876543 | [email protected] | Sonnenallee 8 | Hinterhaus | 12045 | Berlin | Deutschland |
Die Kontakt-Adresse kann von der Objekt-Adresse abweichen (z. B. Mieter wohnt woanders als das Objekt).
Beispiel-CSV zum Kopieren
Semikolon-getrennt (üblich in deutschen Excel-Exporten). Erste Zeile = Kopfzeile — markieren und kopieren:
Objekt;Objekt_Adresszeile1;Objekt_Adresszeile2;Objekt_PLZ;Objekt_Ort;Objekt_Land;Objektname;Objektbeschreibung;Vorname;Name;Telefon;Email;Kontakt_Adresszeile1;Kontakt_Adresszeile2;Kontakt_PLZ;Kontakt_Ort;Kontakt_Land
Wohnung;Musterstraße 12;2. OG links;10115;Berlin;Deutschland;Wohnung 1. OG;3 Zimmer, Balkon;Max;Mustermann;+49 170 1234567;[email protected];Musterstraße 12;;10115;Berlin;Deutschland
Wohnung;Beispielweg 3;;80331;München;Deutschland;Penthouse;Dachterrasse, Aufzug;Anna;Schmidt;+49 171 9876543;[email protected];Sonnenallee 8;Hinterhaus;12045;Berlin;Deutschland
Hinweise zum Beispiel:
- Objekt_Land: Für die Objekt-Adresse wählen Sie das Land zusätzlich in Schritt 2 in der App (Standard aus den Einstellungen). Die CSV-Spalte hilft bei der Orientierung; Kontakt_Land kann direkt aus der CSV-Spalte gemappt werden.
- Objekt enthält Werte wie „Wohnung“ — im Import jedem Objekttyp zuordnen (manuell oder per KI).
- Leere Felder (z. B.
Kontakt_Adresszeile2in Zeile 1) sind erlaubt.
Mindestanforderungen pro Bereich
| Bereich | Damit eine Zeile importiert wird |
|---|---|
| Adresse | Adresszeile 1 + Land (Land wählen Sie in der App, nicht in der CSV) |
| Kontakt | Vorname, Nachname, E-Mail |
| Objekt | Objekttyp (Name optional — wird sonst generiert) |
Zeilen, denen Pflichtfelder fehlen, erscheinen nicht in der Vorschau für den betroffenen Bereich.
Optionale Spalten-Ideen
| Inhalt | Typische Spaltennamen |
|---|---|
| Straße + Hausnummer getrennt | Strasse, Hausnummer → werden zu einer Zeile kombiniert |
| Firmenkontakt | Firmenname, Email |
| Objekt-Details | Beschreibung, Notiz, Details |
| Interne Objekt-ID | KundenID, Objekt-Nr., customerObjectID |
| Bild-URLs | Bilder — mehrere URLs mit | oder ; trennen |
Typische Fehler vermeiden
- Keine Kopfzeile — die App kann Spalten nicht zuordnen.
- Uneinheitliche Schreibweise bei Rollen oder Objekttypen — nutzen Sie Enum-Mapping oder KI.
- Land nur in der CSV, aber Adress-Schritt ohne Länderauswahl — für Objekt-Adressen wählen Sie das Land in der App; für Kontakt-Adressen können Sie optional eine Land-Spalte mappen.
- Gemischte Zeilen ohne E-Mail — Kontakt wird für diese Zeile übersprungen.
- Sehr große Dateien — testen Sie zuerst mit einer kleinen Stichprobe und prüfen Sie die Vorschau.
Nächste Schritte
- Kontakte verwalten
- Objekt anlegen
- Einstellungen (Übersicht)
- Objekttypen — welche Typen für den Import verfügbar sind