Protokoll-Anlässe
Unter Einstellungen → Stammdaten → Protokolle definieren Sie Protokoll-Anlässe mit eigener Wortwahl, Erläuterungstexten und Filterkriterien.
Jeder Eintrag basiert auf einem Anlasstyp (z. B. Übergabe, Rücknahme, Schadenbericht) — Sie können ihn aber individualisieren, damit beim Protokollstart und im fertigen Dokument Ihre Formulierungen erscheinen.
Wo Sie die Funktion finden
- Einstellungen öffnen (Zahnrad in der App).
- Im Bereich Stammdaten auf Protokolle tippen.
Die Übersicht ist nach Objektkategorie filterbar und durchsuchbar. In der Tabelle sehen Sie Anlass, Beschreibung sowie die wichtigsten Filter (Adresse, Objekttyp, Objekt).
Neuen Anlass anlegen
Tippen Sie oben auf + (Erstellen). Anlässe können auch per Import aus dem Setup übernommen werden (Schnelles Setup).
Anlasstyp, Titel und Beschreibung
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Anlass | Grundtyp des Protokolls — z. B. Übergabe Protokoll, Rücknahme Protokoll, Schadenbericht, Zählerstandsbericht (Pflichtauswahl) |
| Titel | Optional — eigener Zusatzname, der neben dem Anlasstyp angezeigt wird, z. B. Übergabe Protokoll - (Wohnung Standard) |
| Beschreibung | Informationstext zum Anlass (Markdown) — wird beim Protokollstart übernommen und erscheint im Protokoll als Erläuterung |
Die Beschreibung eignet sich für Hinweise an alle Beteiligten: Ablauf, rechtliche Hinweise, Checklisten-Hinweise oder was im Protokoll dokumentiert werden soll.
Beispiel-Beschreibung (Übergabe): Mit Unterzeichnung bestätigen die Teilnehmer die Richtigkeit der im Protokoll gemachten Angaben.
Verfügbare Anlasstypen
| Typ | Typische Nutzung |
|---|---|
| Übergabe Protokoll | Objekt-/Wohnungsübergabe an Mieter oder Käufer |
| Rücknahme Protokoll | Rücknahme bei Auszug |
| Expose | Besichtigung / Exposé |
| Verkauf Protokoll | Verkaufssituation |
| Protokoll | Allgemeines Protokoll |
| Gutachten | Sachverständigenbericht |
| Reinigungsbericht | Reinigungszustand |
| Schadenbericht | Schadensdokumentation |
| Wartungsbericht | Wartung / Instandhaltung |
| Zählerstandsbericht | Zählerstände |
| Sicherheitsbericht | Sicherheitsprüfung |
Pro Anlasstyp können Sie mehrere Einträge anlegen — z. B. zwei Übergabe-Varianten mit unterschiedlichen Filtern, Titeln und Texten.
Filter und Zuordnung
Unter Filter und Zuordnung steuern Sie, für welche Objekte der Anlass beim Protokollstart auswählbar ist. Nur passende Einträge erscheinen in der Auswahl.
| Filter | Funktion |
|---|---|
| Objektkategorie | z. B. nur Immobilie oder Fahrzeug |
| Adresse | Nur für Objekte an bestimmten Standorten |
| Objekt | Nur für ausgewählte Objekte |
| Objekttyp | z. B. nur Wohnung, nicht Büro |
Hinweis: Es gibt keinen Bereichs-Filter und keinen Anlass-Filter — der Anlasstyp ist bereits durch die Auswahl Anlass festgelegt.
Beispiel: Übergabe Wohnung Berlin → Kategorie Immobilie, Adresse Berlin-Mitte, Objekttyp Wohnung.
Beim Protokollstart
Wenn Sie an einem Objekt ein Protokoll starten, erscheint die Auswahl Wählen Sie den Anlass für das zu erstellende Protokoll:
- Es werden nur Anlässe angezeigt, deren Filter zum aktuellen Objekt passen.
- Die Bezeichnung zeigt den Anlasstyp und ggf. Ihren Titel in Klammern.
- Nach der Auswahl wird die Beschreibung aus den Stammdaten in den Protokoll-Entwurf übernommen.
Passen keine Anlässe zum Objekt, erhalten Sie einen Hinweis — prüfen Sie dann die Filter in den Einstellungen.
Im Protokoll bearbeiten
Die Beschreibung aus den Stammdaten ist ein Ausgangstext, kein fixer Text:
- In der Protokoll-Erfassung tippen Sie auf das Stift-Symbol in der Kopfzeile.
- Dort können Sie die Beschreibung für dieses Protokoll anpassen (Markdown, Sprache-zu-Text).
- Änderungen gelten nur für das aktuelle Protokoll — die Einstellungen unter Protokolle bleiben unverändert.
So lassen sich Standardformulierungen pro Objekt oder Situation vor Ort verfeinern.
Auswirkung auf andere Stammdaten
Der gewählte Anlasstyp (Enum) steuert auch Filter in anderen Bereichen:
- Textbausteine — welche Texte automatisch oder manuell ins Protokoll kommen
- Checklisten — welche Prüfkataloge an Bereichen angeboten werden
Wenn Sie Anlässe und Filter sauber pflegen, erscheinen beim Protokollstart nur passende Optionen — und downstream die richtigen Texte und Checklisten.
Typische Anwendungsfälle
- Unterschiedliche Übergabe-Texte für Wohnungen vs. Gewerbe
- Standort-spezifische Hinweise (Hausordnung, Ablauf vor Ort)
- Spezielle Schaden- oder Wartungsprotokolle nur für ausgewählte Objekte
- Eigene Bezeichnung neben dem Standard-Anlasstyp für interne Unterscheidung