propstack

Mit der propstack-Integration bleibt propstack die führende Quelle für Ihre CRM-Daten. deep.rent importiert das CRM nicht vollständig. Kontakt- und Objektauswahl suchen live in propstack; erst wenn Sie einen Treffer auswählen, wird genau dieser Datensatz nach deep.rent kopiert.

Ablauf: live suchen → Treffer wählen → Datensatz übernehmen → an Protokoll oder Objekt anhängen. In deep.rent liegen nur die Datensätze, die Sie tatsächlich genutzt haben – auch bei sehr großen CRM-Beständen.

Voraussetzungen

Ein aktives deep.rent-Konto
Ein aktiver propstack-Zugang
Internetverbindung während Einrichtung und Nutzung der Suche

Funktion der Schnittstelle

Funktion	Was Sie erhalten
Live-Kontaktsuche	Volltext über Name, E-Mails, Adresse und Telefonnummern (optional Filter für E-Mail / Telefon)
Live-Objektsuche	Volltext über Einheiten; inaktive Objekte („Inaktiv“) werden ausgeblendet
Übernahme bei Auswahl	Der gewählte Kontakt bzw. das gewählte Objekt wird in deep.rent angelegt oder aktualisiert (Objekte bringen verknüpfte Kontakte und Adresse mit)
Aktualisierung	Nur bereits übernommene Datensätze neu abgleichen – neue CRM-Einträge werden nicht automatisch geholt
PDF-Upload	Protokoll-PDF am propstack-Objekt unter Medien/Dokumente hinterlegen
Zugangsdaten	Organisations-API-Schlüssel verschlüsselt speichern und Verbindung testen

Übernommene Daten umfassen typischerweise:

Allgemeine Objektdaten (z. B. Adresse, Fläche, Status)
Allgemeine Kontaktdaten (z. B. Name, E-Mail, Telefonnummer)
Beziehungen zwischen Objekt und Kontakten (z. B. Eigentümer, Mieter), soweit in propstack hinterlegt

Technische Hinweise

Der Propstack-API-Schlüssel wird ausschließlich serverseitig verarbeitet und verschlüsselt gespeichert (Encryption-at-Rest). Eine Weitergabe an das Frontend oder Dritte erfolgt nicht.
Alle Zugriffe auf Propstack erfolgen über gesicherte Backend-Endpunkte. Direkte Client-zu-Propstack-Kommunikation findet nicht statt.
Die Integration nutzt ausschließlich minimal erforderliche Berechtigungen (Least-Privilege-Prinzip):
- Lesen von Objekten und Kontakten
- Schreiben (Upload) von Dokumenten
- Kein Löschen oder Verändern bestehender Daten in Propstack
Sensible Daten (z. B. API-Schlüssel) werden nicht in Logs ausgegeben und nicht in Klartext gespeichert.
Zugriffe sind organisationsgebunden und durch Authentifizierung sowie Rollenprüfungen (z. B. Admin/Owner) abgesichert.
Alle Verbindungen zu externen Diensten erfolgen verschlüsselt über HTTPS.
Detailabfragen und die Übernahme einzelner Datensätze erfolgen nur bei Bedarf (Datenminimierung).
Fehler- und Statusmeldungen enthalten keine vertraulichen Informationen (keine Leaks von API-Keys oder Rohdaten).

Einrichtung in propstack

API-Schlüssel erstellen

Öffnen Sie in propstack den Bereich Verwaltung.
Gehen Sie zu Menü > API-Schlüssel.
Fügen Sie den API-Schlüssel aus der Auswahl (deeprent) hinzu oder legen Sie alternativ einen neuen Schlüssel an mit:
- Leserechte für Objekte und Kontakte
- Schreibrechte für Dokumente

Kontaktstammdaten für die Zuordnung

Unter Verwaltung > Kontakt-Einstellungen sollten folgende Kontaktstatus vorhanden sein (werden für das Mapping unterstützt). Mieter sollte ergänzt werden, sofern genutzt:

Eigentümer
Mieter
Kontakt
Behörde
Rechtsanwalt, Notar
Dienstleister
Geschäftspartner
Käufer
Kaufinteressent
Verkäufer
Verkäufer Lead
Cold Lead

Einrichtung in der Protocol App

Öffnen Sie in der App den Bereich Einstellungen → Integrationen.
Wählen Sie propstack.
Hinterlegen Sie den propstack-API-Schlüssel.
Bestätigen bzw. testen Sie die Verbindung.

Ein Massenimport ist nicht nötig und nicht vorgesehen. Kontakte und Objekte stehen über die Live-Suche in den Auswahldialogen zur Verfügung.

Nach der Verbindung

Suchen Sie Kontakte und Objekte live in propstack und wählen Sie den gewünschten Treffer aus – erst dann wird er in deep.rent übernommen.
Bereits übernommene Datensätze können später aktualisiert werden; neue CRM-Einträge erscheinen erst, wenn Sie sie auswählen.
Nutzen Sie übernommene Objekte und Kontakte für Protokolle.
Abgeschlossene Protokolle können als PDF an das zugehörige Objekt in propstack hochgeladen werden.

Fehlerbehebung

Verbindung fehlgeschlagen: API-Schlüssel und Berechtigungen in propstack prüfen und die Verbindung erneut herstellen.
Keine Treffer in der Suche: Suchbegriff prüfen; in propstack prüfen, ob der Datensatz existiert und (bei Objekten) nicht inaktiv ist.
Unvollständige Daten: Leserechte für Objekte und Kontakte sowie Kontaktstatus in propstack prüfen.
PDF-Upload fehlgeschlagen: Schreibrechte für Dokumente am API-Schlüssel prüfen.