propstack

Mit der propstack-Integration können Sie Objekte aus propstack in deep.rent nutzen und die Objektpflege zwischen Vermarktung und Protokollprozess besser abstimmen.

Voraussetzungen

• Ein aktives deep.rent-Konto
• Ein aktiver propstack-Zugang
• Internetverbindung während der Ersteinrichtung und Synchronisation

Funktion der Schnittstelle

• Die Schnittstelle ermöglicht die sichere Anbindung von Propstack an die Anwendung zur Nutzung vorhandener Objekt- und Kontaktdaten.
• Objekte (z. B. Immobilien) und Kontakte werden bei Start der Protocol-APP abgerufen und zur Importauswahl in der Protocol-APP unter Objekten bereitgestellt
• inaktive Objekte werden ignoriert
• Beziehungen zwischen Objekten und Kontakten (z. B. Eigentümer, Mieter, Käufer) werden erkannt und entsprechend zugeordnet.
• Protokolle werden als PDF direkt aus der Protokoll APP an das betreffende Objekt in Propstack hochgeladen unter Medien/Dokumente bereitgestellt.
• Importierte Daten:
  • Allgemeine Objektdaten (z. B. Adresse, Fläche, Status)
  • Allgemeine Kontaktdaten (z. B. Name, E-Mail, Telefonnummer)
  • Allgemeine Bereiche des Objekts (z. B. strukturierte Einheiten oder Zuordnungen)
  • Grundrisse und Pläne des Objekts (sofern in Propstack hinterlegt)

Technische Hinweise

• Der Propstack API-Schlüssel wird ausschließlich serverseitig verarbeitet und verschlüsselt gespeichert (Encryption-at-Rest). Eine Weitergabe an das Frontend oder Dritte erfolgt nicht.
• Alle Zugriffe auf Propstack erfolgen über gesicherte Backend-Endpunkte. Direkte Client-zu-Propstack-Kommunikation findet nicht statt.
• Die Integration nutzt ausschließlich minimal erforderliche Berechtigungen (Least-Privilege-Prinzip):
  • Lesen von Objekten und Kontakten
  • Schreiben (Upload) von Dokumenten
  • Kein Löschen oder Verändern bestehender Daten in Propstack
• Sensible Daten (z. B. API-Schlüssel) werden nicht in Logs ausgegeben und nicht in Klartext gespeichert.
• Zugriffe sind organisationsgebunden und durch Authentifizierung sowie Rollenprüfungen (z. B. Admin/Owner) abgesichert.
• Alle Verbindungen zu externen Diensten erfolgen verschlüsselt über HTTPS.
• Optionale Detailabfragen (z. B. erweiterte Objektinformationen) werden nur bei Bedarf ausgelöst, um Datenminimierung zu gewährleisten.
• Fehler- und Statusmeldungen enthalten keine vertraulichen Informationen (keine Leaks von API-Keys oder Rohdaten).

Einrichtung in propstack

API-Schlüssel erstellen

1. Öffnen Sie in propstack den Bereich Verwaltung.
2. Gehen Sie zu Menü > API-Schlüssel.
3. Fügen Sie den API-Schlüssel aus der Auswahl (deeprent) hinzu oder legen Sie alternativ einen neuen Schlüssel an mit:
   • Leserechte für Objekte und Kontakte
   • Schreibrechte für Dokumente

Kontaktstammdaten zur Synchronisation

Unter Verwaltung > Kontakt-Einstellungen sollten folgende Kontaktstatus vorhanden sein (werden für das Mapping unterstützt) Mieter sollte ergänzt werden insofern genutzt:

• Eigentümer
• Mieter
• Kontakt
• Behörde
• Rechtsanwalt, Notar
• Dienstleister
• Geschäftspartner
• Käufer
• Kaufinteressent
• Verkäufer
• Verkäufer Lead
• Cold Lead

Einrichtung in Protocol App

1. Öffnen Sie in der App den Bereich Einstellungen > Integrationen.
2. Wählen Sie propstack.
3. Hinterlegen Sie die erforderlichen propstack API-Schlüssel
4. Bestätigen Sie die Verbindung.
5. Starten Sie danach eine Import starten, damit die Daten direkt verfügbar sind.

Nach der Verbindung

• Neue oder aktualisierte Objektdaten aus propstack werden über den Sync-Prozess in die Protocol App übernommen.
• Verwenden Sie die importierten Objekte zur Erstellung von Protokollen

Fehlerbehebung

• Verbindung fehlgeschlagen: Zugangsdaten prüfen und Verbindung erneut herstellen.
• Keine Daten sichtbar: Manuelle Synchronisation ausführen und Workspace-Zuordnung kontrollieren.
• Unvollständige Daten: Berechtigungen im propstack-Konto sowie Feldzuordnung in den Integrationseinstellungen prüfen.