Rücknahme und Übergabe in einem Prozess

Bei einem Mieterwechsel dokumentieren Sie oft zwei Anlässe nacheinander am gleichen Objekt: die Rücknahme durch den ausziehenden Mieter und die Übergabe an den neuen Mieter. deep.rent unterstützt diesen Ablauf als zusammenhängenden Prozess — inklusive Medienübernahme von der Rücknahme in die Übergabe.

Typischer Ablauf

  1. Rücknahme-Protokoll starten (Anlass Rücknahme Protokoll) und den Zustand mit dem ausziehenden Mieter erfassen
  2. Rücknahme abschließen — das Protokoll liegt danach als abgeschlossenes Dokument am Objekt
  3. Übergabe-Protokoll starten (Anlass Übergabe Protokoll) für den neuen Mieter
  4. Bei der Übergabe fragt die App, ob Bilder und Videos aus der Rücknahme übernommen werden sollen

Starten Sie das Übergabe-Protokoll direkt nach der Rücknahme am Objekt, schlägt die App den passenden Anlass oft automatisch vor (Wechsel zwischen Übergabe und Rücknahme).

Medien von der Rücknahme übernehmen

Wird ein Übergabe-Protokoll erstellt, während das zuletzt abgeschlossene Protokoll am Objekt eine Rücknahme war, erscheint der Dialog „Vorhandene Bilder verwenden?“:

  • Ja, übernehmen — Fotos und Videos aus der Rücknahme werden dem Übergabe-Protokoll zugeordnet; Sie müssen sie nicht erneut aufnehmen
  • Nein — Medien der Rücknahme werden für die Übergabe nicht übernommen

Das spart Zeit bei gleichbleibenden Räumen und dient gleichzeitig als Vergleichsbasis (vorheriger Zustand in Checklisten und Zusammenfassung).

Mit Terminen planen

Der kombinierte Prozess lässt sich auch über Termine am Objekt vorbereiten:

  • Termin für ausziehenden Mieter — Anlass Rücknahme Protokoll, passende Kontakte zuordnen
  • Termin für neuen Mieter — Anlass Übergabe Protokoll, andere Kontakte

Termine erscheinen auf der Startseite unter Termine. Von dort starten Sie das Protokoll mit dem hinterlegten Anlass — ohne die Auswahl erneut treffen zu müssen.

Kontakte und Rollen

  • An der Rücknahme nehmen typischerweise ausziehender Mieter und Verwalter/Eigentümer teil
  • An der Übergabe der neue Mieter und dieselben oder andere Verantwortliche

Pflegen Sie die Kontakte am Objekt und passen Sie die Rollen im jeweiligen Protokoll an.

Hinweise

  • Die Medienübernahme greift, wenn die Rücknahme bereits abgeschlossen ist und unmittelbar danach die Übergabe am gleichen Objekt startet
  • Checklisten können den vorherigen Zustand bei der Übergabe anzeigen — hilfreich für den Vergleich bei Rücknahme/Übergabe
  • Anlässe und Texte passen Sie unter Protokoll-Anlässe an

Weiterführend

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