Protocol APP - Allgemeine Funktion

Die Protocol App verwaltet Objekte und erstellt daraus Protokolle – dokumentierte Informationen zu einem bestimmten Anlass. Fertige Protokolle werden gespeichert und können nachträglich nicht verändert werden.

Ziel der App

Zu einem konkreten Anlass möglichst viele belastbare Informationen über ein Objekt in kurzer Zeit erfassen – mit korrekten, nachprüfbaren Aussagen. Diese Nachweise entstehen durch Texte, Fotos und Videos direkt vor Ort.

Objekte bündeln Stammdaten, Kontakte, Bereiche und weitere Bausteine für wiederkehrende Dokumentation. Protokolle greifen darauf zurück und halten den Zustand zum jeweiligen Zeitpunkt fest.

Was wo gespeichert wird

Am Objekt (dauerhaft): statische Informationen wie Bereiche (Sektoren), Zähler, Bestand und weitere Stammdaten. Sie werden am Objekt gepflegt und stehen für jedes neue Protokoll wieder zur Verfügung.

Am Protokoll (zum Anlass): alles, was den konkreten Zeitpunkt dokumentiert – Medien (Fotos, Videos), Checklisten-Zustände, Bewertungen und weitere erfasste Angaben zum jeweiligen Anlass.

Nachvollziehbarkeit beim Protokoll

Bei der Erstellung werden Protokolle revisionssicher archiviert und mit kryptografischen Prüfsummen gegen nachträgliche Veränderungen abgesichert. Optional sind digitale Signatur und Zeitstempel möglich – so bleibt nachvollziehbar, wann und in welchem Zustand ein Protokoll erstellt wurde.

Details zu Archivierung, Integrität und Compliance: Compliance.

Beteiligte informieren

Alle Kontakte mit berechtigtem Informationsbedarf (Need-to-know) können über die App automatisch per E-Mail über ein neues Protokoll informiert werden.

Module

Für wiederkehrende oder branchenspezifische Aufgaben gibt es Module, die bestimmte Abläufe vereinfachen – z. B. Wohnungsgeberbestätigung oder Kautionsabrechnung. Übersicht: Module.

Nächste Schritte

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