Protokoll Self-Service System
So funktioniert Self-Service
Vom Link bis zur Unterschrift — in sieben Schritten
Übergabe Protokoll
Self-Service vorbereiten
Erstellen Sie ein neues Protokoll und wählen Sie Objekt sowie Teilnehmer. Statt das Protokoll selbst auszufüllen, aktivieren Sie die Self-Service-Funktion und teilen den Vorgang per Web-Link.
Self-Service-Link erstellen
Wählen Sie den Empfänger oder erzeugen Sie einen Link zum Teilen. Bestimmen Sie, welche Bereiche, Zähler und Checklisten im Self-Service beantwortet werden sollen.
Teilnehmer erfasst die Daten
Der Empfänger öffnet den Link im Browser und wird Schritt für Schritt durch das Protokoll geführt. Fragen, Checklisten und Fotos können direkt am Smartphone, Tablet oder PC erfasst werden.
Bilder erstellen und Checklisten ausfüllen
Zu jedem Bereich können Fotos erstellt und die vorgegebenen Checklisten beantwortet werden. Alle Eingaben folgen Ihrer Objektstruktur und den festgelegten Pflichtfeldern.
Daten übernehmen und Protokoll senden
Die Angaben des Teilnehmers werden in das Protokoll übernommen und gesperrt. Ergänzungen wie Mängel oder Texte können noch hinzugefügt werden, bevor das Protokoll zur Unterschrift gesendet wird.
Protokoll prüfen und unterschreiben
Der Teilnehmer erhält eine E-Mail mit einem Link zum Protocol-Viewer. Dort kann das fertige Protokoll gelesen und direkt digital unterschrieben werden.
Protokoll Lizenzierung
Protokoll teilen
(👍 ^_^)👍 Protokoll abgeschlossen!
Unterschrift und Abschluss
Nach der Unterschrift wird das Protokoll abgeschlossen. Bilder werden hochgeladen, das Dokument archiviert und automatisch an alle Beteiligten versendet.
Was ist das Protokoll Self-Service System?
Mit dem Self-Service-Protokoll lassen sich Protokolle ohne gemeinsamen Vor-Ort-Termin erstellen: Sie bereiten den Vorgang in der App vor, der Teilnehmer erhält einen sicheren Web-Link und füllt Bereiche, Checklisten und Fotos im Browser aus — auf Smartphone, Tablet oder PC.
Der geführte Ablauf reicht vom Link bis zur Übernahme, digitalen Unterschrift und Archivierung — mit Ihren Checklisten, Objektdaten und Vorlagen.
Modul aktivieren
Unter Einstellungen → Module heißt der Eintrag „Protokoll Self-Service System“.
- Ein: Self-Service-Abläufe für Protokolle sind möglich.
- Aus: Beim Deaktivieren prüft die App, ob noch Protokolle mit aktivem Self-Service existieren. Gibt es welche, bleibt der Schalter an und ein Hinweis erklärt, dass Self-Service erst ausgeschaltet werden kann, wenn es keine solchen Protokolle mehr gibt (z. B. entfernen oder abschließen).
So funktioniert Self-Service
Kurzüberblick der sieben Schritte:
- Vorbereiten — Protokoll anlegen, Self-Service aktivieren
- Link erstellen — Empfänger wählen, Bereiche und Checklisten festlegen
- Teilnehmer erfasst — geführte Eingabe im Browser
- Fotos & Checklisten — nach Ihrer Objektstruktur
- Daten übernehmen — Import in die App, Ergänzungen möglich
- Unterschrift — Protocol-Viewer per E-Mail-Link
- Abschluss — Archivierung und Versand an alle Beteiligten
Ausführliche Darstellung mit Visualisierungen: Self-Service-Protokoll auf deep.rent
Die wichtigsten Vorteile
- Ohne Vor-Ort-Termin — Teilnehmer arbeiten per Link, wann und wo es passt
- Ihre Struktur, Ihre Regeln — Bereiche, Checklisten, Zähler und Pflichtfelder wie in der klassischen Erfassung
- Klare Rollen — Sie steuern und geben frei; Teilnehmer bearbeiten nur Freigegebenes
- Unterschrift und Abschluss — digitale Signatur, Archiv, Versand in einem Ablauf
- Weniger Koordination — weniger Hin- und Her, weniger Missverständnisse
Checklisten im Self-Service
Checklisten sind vollständig integriert: Der Teilnehmer beantwortet Fragen strukturiert und geführt — anhand Ihrer hinterlegten Beispiele und Auswahloptionen, auch ohne Fachkenntnis.
Über Filter und Protokoll-Anlässe können Sie eigene Self-Service-Anlässe definieren, z. B. „Übergabe – Mieter-CheckIn“, mit vereinfachten Checklisten für Endverbraucher.
Kurz zusammengefasst
| Thema | Beschreibung |
|---|---|
| Ablauf | Link teilen → Teilnehmer erfasst → Import → Unterschrift → Archiv |
| Modul | Unter Einstellungen → Module; Deaktivierung blockiert bei laufenden Self-Service-Protokollen |
| Rollen | Nutzer (Steuerung) und Teilnehmer (Browser-Eingabe) |
| Mehr Infos | Self-Service-Protokoll |