Behobene Mängel

Erledigte Mängel bleiben dokumentiert und können optional protokolliert werden.

Abgeschlossene Mängel und erledigte Vorgänge werden dauerhaft gespeichert und bleiben nachvollziehbar dokumentiert. Dadurch können auch nachträgliche Arbeiten, Reparaturen oder Sanierungen jederzeit belegt und bei Bedarf im Protokoll angezeigt werden. Medien wie Fotos, Videos oder Dokumente können direkt dem Vorgang zugeordnet werden und bleiben archiviert erhalten.

Optionale Protokolldarstellung

Erledigte Mängel können optional im Protokoll dargestellt werden, z. B. zur Dokumentation von durchgeführten Maßnahmen, zur Nachverfolgung von Gewährleistungsansprüchen oder zur Vorlage gegenüber Mietern, Eigentümern oder Handwerkern.

Zusätzliche Informationen

Zusätzlich können abgeschlossene Vorgänge mit Informationen zu Kosten, Ausführung, Materialien oder verantwortlichen Personen ergänzt werden, um eine vollständige Historie des Objekts zu erhalten.

Beispiele zur Verwendung

• Durchgeführte Sanierungen oder Renovierungen
• Austausch von Geräten oder Bauteilen
• Verwendete Materialien und verbaute Komponenten
• Wartungsarbeiten und Inspektionen
• Nachträgliche Mängelbeseitigungen
• Dokumentation für Gewährleistung oder Versicherung
• Arbeiten durch Handwerker oder Dienstleister
• Umbauten oder Modernisierungen

So bleibt der Zustand eines Objekts jederzeit vollständig nachvollziehbar — auch über mehrere Jahre hinweg.

Protokollanlässe

Neben Übergabe und Rücknahme können eigene Vorlagen für beliebige Protokollarten erstellt werden.

Mit den Protokollanlässen lassen sich neben klassischen Übergabe- und Rücknahmeprotokollen auch individuelle Vorlagen für jede Art von Begehung oder Prüfung erstellen. So können Protokolle exakt an den jeweiligen Einsatzzweck angepasst werden, z. B. für regelmäßige Objektkontrollen, technische Prüfungen oder spezielle Dokumentationen.

Typische Beispiele sind etwa eine Objektbegehung – Prüfung der Tore und Türen, eine Wartungskontrolle, eine Sicherheitsprüfung oder eine Dokumentation nach einer Reparatur oder Sanierung. Für jeden Anlass kann eine eigene Beschreibung hinterlegt werden, die den Zweck des Protokolls erklärt und den Ablauf vorgibt.

Eigene Protokollanlässe können frei erstellt und mit individuellen Texten, Bezeichnungen und Einstellungen versehen werden. Dadurch lassen sich wiederkehrende Abläufe standardisieren und schnell auswählen.

Zusätzlich können Protokollanlässe gefiltert werden, sodass sie nur bei bestimmten Objekten, Adressen oder Objektarten zur Auswahl stehen. Dadurch bleibt die Auswahl übersichtlich und es werden nur passende Vorlagen angezeigt.

**Intelligente Textbausteine**

Vorbereitete oder automatisch eingefügte Texte sorgen für klare, vollständige und konsistente Aussagen – optional KI-gestützt.

Mit intelligenten Textbausteinen können wiederkehrende Formulierungen vorbereitet und automatisch oder manuell in Protokolle eingefügt werden. Dadurch entstehen einheitliche, verständliche und nachvollziehbare Texte, ohne dass Inhalte jedes Mal neu geschrieben werden müssen.

**Markdown-basierte Bearbeitung**

Textbausteine können im Markdown-Format erstellt und bearbeitet werden.

So lassen sich strukturierte Texte mit Überschriften, Listen, Hervorhebungen oder Absätzen erstellen, die im Protokoll übersichtlich und lesbar dargestellt werden.

**Automatisches Einfügen nach Filterkriterien**

Textbausteine können automatisch eingefügt werden, wenn definierte Bedingungen erfüllt sind.

Die Auswahl kann z. B. basieren auf:

• Protokollanlass
• Objekt oder Objektart
• Adresse oder Standort
• Kategorie oder Bereich
• weiteren frei definierbaren Filtern

So erscheinen nur passende Texte und Standardformulierungen werden automatisch ergänzt.

**Manuelles Hinzufügen jederzeit möglich**

Unabhängig von den Filterregeln können Textbausteine jederzeit manuell ausgewählt und eingefügt werden.

Damit lassen sich Protokolle flexibel erweitern, ohne auf vorbereitete Abläufe verzichten zu müssen.

**KI-gestützte Erstellung aus Überschrift**

Neue Textbausteine können automatisch erzeugt werden.

Dafür genügt eine kurze Überschrift oder Stichwortbeschreibung, aus der ein vollständiger Textvorschlag generiert wird.

• automatische Formulierung vollständiger Texte
• geeignet für neue Vorlagen oder seltene Fälle
• jederzeit nachbearbeitbar und speicherbar als Textbaustein

So können auch umfangreiche oder selten benötigte Texte schnell erstellt werden, ohne sie manuell schreiben zu müssen.

**Digitale Signatur**

Unterschrift direkt vor Ort – am eigenen Gerät oder per QR-Signatur am Gerät der Teilnehmer.

Mit der digitalen Signatur kann das Protokoll unmittelbar nach der Erstellung unterschrieben werden. Die Unterschrift erfolgt direkt auf dem verwendeten Gerät oder alternativ über eine QR-Signatur auf dem eigenen Smartphone oder Tablet der Teilnehmer. Dadurch ist keine zusätzliche Software erforderlich und alle Beteiligten können die Signatur einfach vor Ort leisten.

**Signatur direkt am Endgerät**

Das Protokoll kann unmittelbar auf dem Gerät unterschrieben werden, auf dem es erstellt wurde.

Die Unterschrift erfolgt per Touch, Stift oder Maus und wird direkt im Protokoll gespeichert.

• sofortige Unterzeichnung vor Ort
• keine zusätzlichen Geräte notwendig
• Signatur wird dem Protokoll dauerhaft zugeordnet

**Einfache elektronische Signatur nach eIDAS**

Die Signatur wird als einfache elektronische Signatur gemäß eIDAS erstellt.

Dabei wird die Unterschrift zusammen mit Zeitstempel und Protokolldaten gespeichert, sodass die Zuordnung zur unterzeichnenden Person nachvollziehbar bleibt.

• rechtssichere Dokumentation der Zustimmung
• Speicherung mit Zeit und Protokollbezug
• geeignet für Übergaben, Abnahmen und Begehungen

**QR-Signatur für Teilnehmer am eigenen Gerät**

Über die QR-Signatur können weitere Teilnehmer das Protokoll auf ihrem eigenen Gerät öffnen und unterschreiben.

Nach dem Scannen des QR-Codes wird die Signaturseite direkt im Browser geladen, ohne Installation einer App.

• Teilnehmer unterschreiben auf ihrem eigenen Smartphone oder Tablet
• kein Login erforderlich
• ideal für Mieter, Eigentümer, Handwerker oder Zeugen
• mehrere Signaturen möglich

So kann das Protokoll vollständig vor Ort abgeschlossen werden, ohne Ausdrucke oder nachträgliche Unterschriften.

KI-Dokumentationssystem

Protocol kombiniert Markdown, Tabellen, Checklisten und KI zu einem flexiblen Dokumentationssystem, das sich an jede Branche anpasst.

Eine einfache Idee. Unbegrenzte Möglichkeiten.

Mit dem KI-gestützten Dokumentationseditor erstellen Sie in Sekunden professionelle Protokolle, Checklisten und Formulare – ganz ohne Programmierung.

Markdown-Text für Objekte und Bereiche

Strukturierte Beschreibungen dort, wo sie im Protokoll-Kontext gebraucht werden:

• Objektdetails – Markdown-Text auf Objektebene für Beschreibungen, Hinweise und Zusatzinformationen
• Bereichsnotizen – Markdown-Text pro Bereich/Sektor für raum- oder abschnittsbezogene Dokumentation
• Lesemodus – Inhalte werden formatiert angezeigt; Checklisten in Bereichsnotizen bleiben im Protokoll interaktiv abhakbar

Überschriften und Text

Klare Strukturierung mit Standard-Markdown-Formatierung:

• Überschriften – H1, H2 und H3 über die Auswahlleiste
• Fließtext – Absätze mit Fett, *Kursiv* und Links
• Listen – Aufzählungen und nummerierte Listen

Tabellen

Tabellen lassen sich direkt im Editor einfügen und bearbeiten:

• Tabellen per Toolbar einfügen
• Zeilen und Spalten über Tabellen-Werkzeuge bearbeiten
• Checkboxen in Tabellenzellen – Prüfpunkte direkt in der Tabelle abhaken

Checklisten

Für wiederkehrende Prüfungen und Aufgaben:

• Aufgabenlisten (GFM Task Lists) per Toolbar oder Schnellaktion
• Checkboxen in Listen und Tabellenzellen
• Interaktive Checklisten im Protokoll-Lesemodus – Teilnehmer können Punkte vor Ort abhaken

KI-gestützte Texterstellung

Optional integrierter KI-Assistent direkt im Editor:

• Texte, Listen und Tabellen per KI-Prompt erstellen oder ergänzen
• Versionsverlauf – mehrere KI-Entwürfe vergleichen und übernehmen
• Spracheingabe – Diktat für Editor und KI-Prompt
• Kontextbezogen für Textbausteine, Objekte und Bereiche