Hotelzimmer, Ferienwohnungen und Apartments in Hotellerie & Hospitality

Zentrale Verwaltung und Wiederverwendung von Objektinformationen

Objekte werden dauerhaft im System gespeichert und dienen als zentrale Datengrundlage für alle Protokollanlässe. Sämtliche relevanten Informationen eines Objekts werden strukturiert abgelegt und stehen bei zukünftigen Protokollen automatisch zur Verfügung. Dadurch reduziert sich der Erfassungsaufwand erheblich und wiederkehrende Dokumentationen können effizient erstellt werden.

Objektsuche und strukturierte Anzeige

Die Protocol stellt verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um Objekte schnell zu finden und zu organisieren:

• Globale Objektsuche zur schnellen Identifikation eines bestimmten Objekts
• Anzeige aller Objekte in einer Gesamtübersicht
• Filterung nach Adresse für standortbezogene Organisation
• Filterung nach Objekttyp zur strukturierten Verwaltung unterschiedlicher Objektkategorien

Diese Funktionen ermöglichen eine schnelle Navigation innerhalb großer Objektbestände.

Direkte Erstellung von Terminen und Protokollen

Aus einem Objekt heraus können direkt neue Vorgänge gestartet werden:

• Terminerstellung für geplante Begehungen oder Dokumentationen
• Protokollerstellung für Check-in, Check-out oder Reinigung

Alle im Objekt hinterlegten Daten stehen automatisch zur Verfügung und müssen nicht erneut erfasst werden.

Automatische Datenübernahme aus Protokollen

Informationen, die während der Protokollerstellung erfasst werden, können automatisch dem Objekt hinzugefügt oder aktualisiert werden. Dazu zählen beispielsweise:

• neue Ausstattungseinträge
• ergänzte Messeinrichtungen
• neu erfasste Zimmer- und Zugangsschlüssel
• aktualisierte Objektinformationen

Dies vereinfacht die laufende Pflege der Objektstruktur und verbessert die Datenqualität über die Zeit.

Protokollhistorie eines Objekts

Für jedes Objekt wird eine vollständige Historie aller zugehörigen Protokolle angezeigt. Dadurch lassen sich vergangene Dokumentationen, Zustandsveränderungen und Prüfungen transparent nachvollziehen.

Objektkopie zur schnellen Objektanlage

Bestehende Objekte können dupliziert werden, um neue Objekte mit ähnlicher Struktur schnell anzulegen. Diese Funktion ist besonders hilfreich bei:

• Serienobjekten
• gleichartigen Einheiten innerhalb eines Gebäudes
• standardisierten Anlagen oder Maschinen

QR-Code Identifikation

Objekte können mit einem QR-Code versehen werden. Durch das Scannen des Codes lässt sich das Objekt direkt im System öffnen, ohne eine manuelle Suche durchführen zu müssen. Dies ermöglicht eine besonders schnelle Identifikation im operativen Einsatz.

Struktur eines Objekts

Ein Objekt besteht aus mehreren strukturierten Informationsbereichen:

• allgemeine Objektdaten
• Kontakte und Beteiligte
• Objektbereiche
• Ausstattung und Anlagen
• dokumentierte Mängel
• Messeinrichtungen (z. B. Zähler)
• Zimmer- und Zugangsschlüsselverwaltung

Diese Struktur ermöglicht eine detaillierte und nachvollziehbare Objektverwaltung.

Objektpläne und Grundrisse

Zu einem Objekt können Planunterlagen wie Grundrisse oder Übersichtspläne hinterlegt werden. Diese dienen als visuelle Grundlage für die Dokumentation von Bereichen, Mängeln oder Anlagen innerhalb eines Objekts.

Dokumente und externe Informationen

Objekte können zusätzlich mit gespeicherten Links ergänzt werden, beispielsweise zu:

• technischen Anleitungen
• Wartungshinweisen
• Zertifikaten
• externen Dokumentationen

Diese Informationen stehen jederzeit zentral im Objekt zur Verfügung.

Integration externer Systeme

Ein Objekt kann mit einer externen Objekt-ID versehen werden. Diese ermöglicht die Integration mit externen Systemen über Schnittstellen oder Webhooks und erleichtert die Synchronisation von Daten zwischen verschiedenen Plattformen.

Erweiterte Objektbeschreibung

Zusätzlich kann ein Objekt mit einer Markdown-basierten Beschreibung ergänzt werden. Diese eignet sich beispielsweise für:

• detaillierte Objektbeschreibungen
• Objektsteckbriefe
• interne Hinweise oder Dokumentationen

Durch Markdown können strukturierte Inhalte wie Überschriften, Listen oder Verlinkungen direkt im Objekt hinterlegt werden.

Beteiligte Personen und Unternehmen strukturiert verwalten

Kontakte und Firmen mit Bezug zum Objekt können direkt innerhalb der Protocol verwaltet und den jeweiligen Protokollen zugeordnet werden. Kontakte lassen sich schnell aus lokalen Adressbüchern importieren oder direkt im System anlegen. Dadurch stehen alle relevanten Beteiligten – beispielsweise Betreiber, Gast, Housekeeping oder Rezeption – jederzeit zentral zur Verfügung.

Kontaktsuche

Eine integrierte Suchfunktion ermöglicht das schnelle Auffinden von Personen oder Firmen innerhalb des Systems. Kontakte können gezielt ausgewählt und direkt einem Objekt oder Protokoll zugeordnet werden.

Rollen und Beteiligtenstruktur

Jedem Kontakt kann eine Rolle zugewiesen werden, um den Bezug zum Objekt oder zum Protokoll eindeutig zu definieren. Beispiele hierfür sind:

• Gast
• Betreiber
• Rezeption
• Gast
• Rezeption
• Housekeeping / Reinigung

Die Rollenstruktur erleichtert die Organisation der Beteiligten und sorgt für eine klare Zuordnung innerhalb der Dokumentation.

Sichtbarkeit von Kontaktdaten

Für jeden Kontakt können Sichtbarkeitseinstellungen definiert werden. Dabei lässt sich festlegen, welche Informationen innerhalb eines Protokolls angezeigt werden sollen:

• Adresse
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer

So können personenbezogene Daten gezielt geschützt oder nur teilweise sichtbar gemacht werden.

Adressvervollständigung

Bei der Erfassung von Kontakten unterstützt die Protocol eine automatische Adressvervollständigung. Dadurch lassen sich Adressen schnell und fehlerfrei eingeben, während gleichzeitig eine einheitliche Datenstruktur gewährleistet wird.

Löschen von Kontakten

Beim Entfernen eines Kontakts kann optional festgelegt werden, ob auch sämtliche mit diesem Kontakt verbundenen Protokolle gelöscht werden sollen. Diese Funktion ermöglicht eine konsequente Datenbereinigung und unterstützt Datenschutzanforderungen.

Dokumentation von Geräten, Ausstattung und technischen Anlagen

Die Protocol ermöglicht eine strukturierte Erfassung und Verwaltung von Ausstattung, Inventar und technischen Anlagen eines Objekts. Alle relevanten Informationen – von Fotos über Belege bis hin zu Produktinformationen und Gewährleistungsdaten – können zentral hinterlegt werden. Dadurch entsteht eine vollständige und langfristig nachvollziehbare Dokumentation der vorhandenen Ausstattung.

Zuordnung zum Objekt oder zu Bereichen

Ausstattungs- und Inventareinträge können entweder dem gesamten Objekt oder gezielt einzelnen Objektbereichen zugeordnet werden. Dadurch lassen sich Geräte, Möbel oder technische Anlagen exakt lokalisieren und strukturiert verwalten.

Hinterlegung von Belegen und Dokumenten

Zu jedem Ausstattungsobjekt können relevante Dokumente hinterlegt werden, beispielsweise:

• Kaufbelege
• Garantienachweise
• Rechnungen
• Wartungsunterlagen

Diese Dokumente stehen jederzeit zentral zur Verfügung und erleichtern die Verwaltung von Gewährleistungsfällen oder Wartungsprozessen.

Produktinformationen und Anleitungen

Für jedes Inventar kann eine genaue Produktbezeichnung gespeichert werden. Zusätzlich kann ein direkter Link zu Bedienungsanleitungen oder technischen Dokumentationen hinterlegt werden.

Dadurch können Nutzer schnell auf wichtige Informationen zugreifen, ohne externe Unterlagen suchen zu müssen.

Gewährleistungs- und Garantieinformationen

Die Protocol ermöglicht die Hinterlegung von Gewährleistungs- oder Garantiezeiträumen für jedes Ausstattungsobjekt. Dadurch lässt sich jederzeit nachvollziehen, ob ein Gerät noch innerhalb der Garantiezeit liegt.

Diese Informationen unterstützen eine effiziente Verwaltung von Reparaturen, Ersatzbeschaffungen oder Wartungsmaßnahmen.

Strukturierte Unterteilung eines Objekts

Objekte können in einzelne Bereiche (Zimmer, Bad, Wohnbereich) unterteilt werden, um eine detaillierte und übersichtliche Dokumentation zu ermöglichen. Jeder Bereich bildet eine eigene Struktur innerhalb des Objekts und kann mit Checklisten, Ausstattungseinträgen sowie dokumentierten Mängeln verknüpft werden. Dadurch lassen sich Zustände, Anlagen oder Inventar exakt einem räumlichen Kontext zuordnen.

Dauerhaft gespeicherte Bereichsbilder

Jedem Bereich können dauerhaft gespeicherte Bilder (Store Images) hinzugefügt werden. Diese dienen als visuelle Referenz und können beispielsweise enthalten:

• Grundrisse oder Planbereiche
• technische Anlagen
• Installationsübersichten
• Fotos zur Orientierung innerhalb des Objekts

Diese Bilder stehen bei jeder zukünftigen Protokollerstellung automatisch zur Verfügung.

Freie Bezeichnung und Gruppierung

Die Bezeichnung eines Bereichs kann frei definiert werden. Zusätzlich lassen sich Bereiche in Gruppen strukturieren, um größere Objekte übersichtlich zu organisieren – beispielsweise nach Etagen, Gebäudeteilen oder Funktionsbereichen.

Bereichsbeschreibung mit Markdown

Für jeden Bereich kann eine ausführliche Beschreibung hinterlegt werden. Diese Beschreibung unterstützt Markdown-Formatierung, wodurch strukturierte Inhalte wie Überschriften, Listen oder Hinweise direkt im Bereich gespeichert werden können.

Dies eignet sich beispielsweise für:

• technische Hinweise
• Nutzungshinweise
• Wartungsinformationen
• interne Dokumentation

Positionierung im Objektplan

Bereiche können innerhalb eines hinterlegten Objektplans oder Grundrisses positioniert werden. Dadurch wird eine visuelle Zuordnung innerhalb des Gebäudes ermöglicht und Bereiche lassen sich schnell identifizieren.

Sichtbarkeit im Protokoll

Die Sichtbarkeit einzelner Bereiche kann für Protokolle gesteuert werden. Bereiche können bei der Erstellung eines Protokolls gezielt ein- oder ausgeblendet werden.

Dies ermöglicht eine flexible Anpassung der Dokumentation – beispielsweise wenn nur bestimmte Teile eines Objekts geprüft oder dokumentiert werden sollen.

Schäden dokumentieren und Maßnahmen strukturiert nachverfolgen

Die Protocol ermöglicht eine strukturierte Erfassung von Mängeln direkt am Objekt und innerhalb einzelner Bereiche. Jeder Mangel wird mit Beschreibung, Medien und organisatorischen Maßnahmen dokumentiert und bleibt dauerhaft nachvollziehbar. Dadurch entsteht eine transparente Grundlage für Instandhaltung, Verantwortlichkeiten und spätere Abrechnungen.

Zuordnung zu Objekt und Bereich

Mängel können sowohl dem gesamten Objekt als auch einzelnen Bereichen oder Räumen zugeordnet werden. Diese Zuordnung ermöglicht eine präzise Dokumentation und erleichtert das spätere Auffinden und Nachverfolgen von Schäden.

Dauerhaft gespeicherte Medien

Zu jedem Mangel können Fotos und Videos dauerhaft gespeichert werden. Die Medien werden einmalig erfasst und bleiben langfristig mit dem Mangel verknüpft.

Dies ermöglicht:

• visuelle Dokumentation des ursprünglichen Zustands
• Nachvollziehbarkeit bei späteren Prüfungen
• Vergleich zwischen ursprünglichem Schaden und späterer Sanierung

Beschreibung und automatische Erfassung

Die Beschreibung eines Mangels kann auf verschiedene Weise erfolgen:

• automatische Übernahme aus einer Checkliste
• manuelle Eingabe
• Voice-to-Text-Erfassung über Spracherkennung

Dadurch können Schäden schnell dokumentiert werden, auch direkt während einer Begehung.

Verortung im Plan

Mängel können innerhalb eines hinterlegten Objektplans oder Grundrisses exakt positioniert werden. Die Markierung im Plan ermöglicht eine visuelle Zuordnung und erleichtert das schnelle Auffinden des Schadens innerhalb des Objekts.

Maßnahmenzuordnung

Für jeden Mangel kann definiert werden, welche Partei für die Behebung verantwortlich ist. Dies erfolgt über eine Rollenzuordnung, beispielsweise:

• Behebung durch Gast
• Behebung durch Betreiber
• Behebung durch Dienstleister

Diese Zuordnung schafft klare Verantwortlichkeiten innerhalb der Dokumentation.

Kostenübernahme

Zusätzlich kann festgelegt werden, welche Rolle die Kosten der Behebung übernimmt, beispielsweise:

• Kostenübernahme durch Gast
• Kostenübernahme durch Betreiber

Diese Information wird direkt im Mangel hinterlegt und erleichtert spätere Abrechnungen.

Kostenangabe zur Abrechnung

Für jeden Mangel kann der voraussichtliche oder tatsächliche Betrag der Schadensbehebung hinterlegt werden. Diese Kosten können später im Kautionsabrechnungsmodul verwendet werden, um finanzielle Ansprüche transparent abzubilden.

Priorisierung von Maßnahmen

Mängel können mit Prioritäten versehen werden. Schäden mit hoher Priorität werden beispielsweise auf der Startseite hervorgehoben angezeigt, um eine schnelle Bearbeitung zu ermöglichen.

Dokumentation abgeschlossener Maßnahmen

Sobald ein Mangel behoben wurde, kann er als erledigt markiert werden. Abgeschlossene Maßnahmen werden im Protokoll unter „Sanierung – Abgeschlossene Aufträge“ dokumentiert.

Damit bleibt der gesamte Lebenszyklus eines Mangels – von der Feststellung bis zur Behebung – vollständig nachvollziehbar.

Dokumentation von Verbrauchszählern mit Stand, Foto und Datum

Zähler für Strom, Gas, Wasser oder andere Verbrauchswerte lassen sich direkt im Objekt anlegen und eindeutig einem Bereich zuordnen. Der aktuelle Zählerstand kann schnell in der Übersicht erfasst und zusätzlich mit Foto und Datum dokumentiert werden, sodass der Zustand jederzeit nachvollziehbar bleibt.

• Einfache Erfassung des Zählerstands direkt in der Übersicht
• Foto-Dokumentation des Zählers mit Zeitstempel
• Verortung des Zählers im Objekt für das SelfService-System
• Anlage neuer Zähler per Barcode-Scanner zur eindeutigen Identifikation

Dokumentation von Schlüsseln und Codes mit ID und Lost-Key-Service.

Alle Schlüssel und Zugangsmöglichkeiten eines Objekts können vollständig dokumentiert werden. Dabei wird festgehalten, wie viele Schlüssel insgesamt existieren und wie viele bei Check-in oder Check-out tatsächlich übergeben wurden. Zusätzlich kann bestätigt werden, ob Ersatzschlüssel einbehalten werden oder vollständig übergeben wurden. Jede Schlüssel-ID lässt sich einfach erfassen – beispielsweise durch Scannen eines Codes – und eindeutig dem Objekt oder Bereich zuordnen.

• Dokumentation der Anzahl der übergebenen Schlüssel
• Erfassung der Gesamtanzahl vorhandener Schlüssel
• Bestätigung, ob Ersatzschlüssel einbehalten werden oder vollständig übergeben wurden
• Schnelle Erfassung der Schlüssel-ID über Scanner zur eindeutigen Identifikation 🔑

Lost Key Service

Mit dem Lost Key Service von deep.rent können Schlüssel einfach und eindeutig zugeordnet werden, ohne persönliche Kontaktdaten direkt auf dem Schlüssel anzugeben. Für jeden Schlüssel kann ein eigener QR-Code erzeugt oder eine bereits vorhandene ID-Marke verwendet werden. Zusätzlich wird ein E-Mail-Kontakt hinterlegt, der im Verlustfall benachrichtigt werden soll.

Wird der QR-Code gescannt oder die ID über die Seite www.deep.rent/lost-key aufgerufen, gelangt der Finder direkt zu einer Eingabeseite. Dort kann er seine Kontaktdaten hinterlassen und die Rezeption über den Fund informieren. So entsteht eine einfache, datenschutzfreundliche Möglichkeit, verlorene Schlüssel schneller zurückzubekommen.

Zentrale Verwaltung von Adressen zur eindeutigen Zuordnung von Objekten

Adressen werden einmal zentral erfasst und können anschließend mehreren Objekten zugeordnet werden. Dadurch lassen sich Gebäude, Anlagen oder Bereiche übersichtlich strukturieren und mehrfach verwenden. Die Eingabe der Adresse wird durch die Integration der Google Maps API unterstützt, wodurch Adressen schnell gefunden, automatisch ergänzt und präzise verortet werden können.

• Mehrere Objekte können einer gemeinsamen Adresse zugeordnet werden
• Zentrale Verwaltung von Standorten und Objektadressen
• Adresserfassung mit Unterstützung der Google Maps API für schnelle und präzise Eingabe 📍