Mit "Professional Documentation Siegel" ausgezeichnete Unternehmen erbringen nachfolgende Leistungen:
  • Protokoll

    Ein Protokoll wird erstellt zur Erfassung des Zustands eines Objekts zu einem bestimmten Zeitpunkt und Anlass (z. B. Einzug, Auszug, Kauf, Verkauf, Objektbegehung). Als Gutachten formuliert das Protokoll eine Beweisgrundlage mit Daten eines Objekts an der sich in Folge Ersteller, Eigentümer, Mandat, Vermieter, Verwalter, Mieter und berechtigte Dritte Parteien orientieren können. Durch den Abgleich von Protokollen von verschiedenen Zeitpunkten (z. B. Einzug und Auszug) können Zustandsveränderungen belegt werden. Der Umfang der Dokumentation richtet sich nach dem Objekt und Anlass der Dokumentation und kann Daten zum Objekt, Räume und Bereiche, Inventar, Zähler, Schlüssel, Mängel und Ergänzungen enthalten.

  • Interessenswahrung

    Die Dokumentation eines Objekts zu einem gegebenen Anlass erfolgt unter Wahrung der Interessendes Eigentümers bzw. des Mandats und in Hinblick auf den langfristigen Werterhalt der Objekte. Die Protokollerstellung erfolgt zur Aufklärung und Information des Eigentümers bzw. Mandats und berechtigter Dritte und zur Bildung einer Beweisgrundlage zur Durchsetzung etwaiger berechtigter Ansprüche des Eigentümers bzw. Mandats bei späterer Zustandsveränderung.

  • Fotos

    Der Zustand eines Objekts, (Räumen und Bereichen, Inventaren, Zählern, Schlüsseln, Mängel) wird mit Daten und Fotos dokumentiert. Fotos werden grundsätzlich in der Original-Auflösung erstellt welche dem verwendeten Endgerät (Tablet / Smartphone) vorgegeben ist und innerhalb des erstellten Protokolls (als Link) zur Ansicht in der Original-Auflösung zum Nachweis und Beweisführung bereitgestellt.

  • Signatur

    Bei Erstellung des Protokolls ist der Ersteller angehalten die digitalen Signaturen der Teilnehmer (z. B. Mieter, Käufer, Verkäufer, Stellvertreter) für das Protokoll einzuholen. Eine Pflicht zur Unterschrift eines Protokolls durch die Teilnehmer besteht nicht. Stimmt ein Teilnehmer dem Protokoll nicht zu, kann dies als Text-Ergänzungen im Protokoll vermerkt werden und das Protokoll mit der Unterschrift des Erstellers und etwaigen weiteren Teilnehmern erstellt werden. Das Protokoll bleibt auch ohne Unterschrift weiterer Teilnehmer als Gutachten des Erstellers gültig.

  • Schulung

    Mitarbeiter des ausgezeichneten Unternehmens die in die Übergabe und Protokollerstellung von Objekten involviert sind werden über die Durchführung von Übergaben und objektive Protokollerstellung geschult.

  • Barrierefreiheit

    Erstellte Protokolle werden als Webdokument responsiv (optimiert auf das verwendete Endgerät) dargestellt, mit der Möglichkeit der barrierefreien Darstellung und zur Übersetzung in die Sprache des Teilnehmers. Die Änderung der Sprache und Schriftgröße erfolgt durch den verwendeten Internetbrowser des Teilnehmers.

  • Bereitstellung

    Erstellte Protokolle werden nach Unterschrift der Teilnehmer zeitnah in digitaler Form als Webdokument oder als PDF an Teilnehmer und weitere Dritte (Mandat, Verwalter, Eigentümer) bereitgestellt.

  • Archivierung

    Erstellte Protokolle und die Fotos zum Zustand in originaler Auflösung werden bis zum Zeitpunkt der Löschung der Daten (z. B. bei Wegfall der Grundlage zur Speicherung) durch den Ersteller an die Teilnehmer und weitere Dritte selbst oder durch einen Dienstleister bereitgestellt.

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Hinweis zur Verwendung des Rating-Siegels Professional Documentation

Die Wahrung der beschriebenen Leistungen berechtigen zur Verwendung des deep.rent "Professional Documentation" Siegels auf der Internetseite (optional mit Link auf https://www.deep.rent/seal) und in der Printwerbung des betreffenden Unternehmens. Eine Veränderung des Siegels ist nicht zulässig. Werden deep.rent Umstände bewusst, welche der Verwendung des Siegels widersprechen, ist deep.rent berechtigt und angehalten, die Verwendung des Siegels durch das betreffende Unternehmen zu untersagen.