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Wohnungs- Gewerbeübergaben und Rücknahmen - einfach, papierlos, kostenfrei für Vermieter, Verwalter und Mieter.
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Thomas Dankesreiter
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Albus Dumbledore
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Sabrina Schuster
IWP Vermietung
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Immer vorbereitet und sicher

Eine Wohnungsübergabe oder Rücknahme bedarf keiner großen Vorbereitung. Das Smartphone oder Tablet genügt. Durch das Archiv Zugriff auf zuletzt erstellte Dokumentation und Zustandsabgleich.
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Offline - fähig

Keine Internetverbindung - kein Problem - deep.protocol ist nativ und offline-fähig
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Funktioniert auf iOS und Android Smartphones. Mit Handover-Funktion (Daten auf mehreren Devices)
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Cloud-fähig

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Archiv

Protokolle werden automatisch im integrierten Archiv gespeichert. Bei einer Wohnungsrücknahme steht damit immer das Übergabeprotokoll bei Einzug zur Verfügung.
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DSGVO konform

Daten werden DSGVO konform erhoben und verarbeitet. Nach Grundsätzen der Datenminimierung

Keine Zeit - kein Problem!

Eine Übernahme oder Rücknahme eines Mietobjekts kann an eine bevollmächtigte dritte Person übertragen werden. Nach Durchführung bekommst du Zugriff auf alle Daten.
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Teile Daten, die offline erfasst wurden, mit Mietern

deep.protocol wurde für “tiefe Integration” entwickelt. Die App synchronisiert sich mit der deep.cloud, die über Schnittstellen (REST-API) mit Deiner Software-Lösung verbunden werden kann.
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Preis

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FAQ

Was ist ein Übergabeprotokoll?

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Ein Übergabeprotokoll wird freiwillig angefertigt, um den Zustand einer Immobilie oder Mietsache zu einem bestimmten Anlass wie Einzug, Auszug oder Verkauf zu dokumentieren. In der Vermietung von Objekten kann mit dem Übergabeprotokoll der dokumentierte Zustand bei Einzug mit dem dokumentierten Zustand bei Auszug abgeglichen werden. Das Protokoll wird üblicherweise durch den Vermieter oder Verkäufer in Anwesenheit des Mieters oder Käufers erstellt.

Was sind die rechtlichen Grundlagen zu einem Übergabeprotokoll?Abindung notwendig um die Anwendung zu nutzen?

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Das Übergabeprotokoll ist eine Beweisgrundlage an der sich Ersteller und Teilnehmer als auch Gerichte orientieren können, um evtl. Streitigkeiten möglichst unbürokratisch beizulegen. Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung ein Übergabeprotokoll zu erstellen. Für den Teilnehmer besteht keine gesetzliche Verpflichtung ein vorgelegtes Übergabeprotokoll unterschreiben zu müssen.
Für beide Parteien ist das Übergabeprotokoll eine Beweisgrundlage, welche im Bedarfsfall zur Durchsetzung berechtigter Ansprüche Anwendung finden kann.

Für welche Anlässe verwende ich Übergabeprotokoll in der Vermietung?

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Für die Zustandsdokumentation einer:

  • Wohnung
  • Zimmers (z. B. WG-Zimmer)
  • Haus
  • Gewerbe

für die Anlässe:

  • Einzug
  • Zwischendokumentation (vor Auszug)
  • Auszug

Für welche Anlässe verwende ich Übergabeprotokoll bei Kauf / Verkauf?

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Für die Zustandsdokumentation einer:

  • Wohnung (Eigentumswohnung)
  • Haus
  • Gewerbeeinheit

für die Anlässe:

  • Kauf
  • Verkauf

Was gehört in ein Übergabeprotokoll?

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  • Art der Dokumentation
  • Datum der Dokumentation
  • Daten des Erstellers und der Teilnehmer
  • Adresse und Bezeichnung des betreffenden Mietobjekts oder Immobilie
  • Datum der letzten Sanierung mit kurzer Beschreibung zum Umfang der Sanierung
  • Auflistung der dokumentierten Räume (auch Balkone / Terrassen)
  • Auflistung des Inventars der Mietsache
  • Zustand der Räume und Inventar, optional mit Fotos
  • Dokumentation der Mängel zu Räumen und Inventar und ergänzend optional Maßnahmen zur Behebung des jeweiligen Mangels durch Ersteller oder Teilnehmer
  • Auflistung von Verbrauchszählern mit Zählernummer und Zählerstand (z.B. Stromzähler, Gaszähler, Wasser, Warmwasser, Heizung, etc)
  • Übergebene bzw. erhaltene Schlüssel
  • eigenen Hinweise des Erstellers oder der Teilnehmer
  • Unterschriften des Erstellers und der Teilnehmer

Was sollte geprüft werden?

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Eine gute Dokumentation sollte das Objekt umfangreich prüfen und den bestehenden Zustand einschließlich aller Mängel (auch kleinere) dokumentieren.

Unsere Checkliste hilft Dir dabei:

  1. Welche Schlüssel wurden übergeben und funktionieren diese einwandfrei?
  2. Funktioniert die Elektrik in den jeweiligen Räumen?
  3. Sind Rauchmelder in den Räumen vorhanden und funktionieren diese?
  4. Schließen die Fenster dicht und sind unbeschädigt?
  5. Funktioniert die Heizung?
  6. Ist in Bad und Küche Warm- und Kaltwasser vorhanden?
  7. Sind die Abläufe in Bad und Küche frei?
  8. Was ist der Zustand und evtl. Beschädigung von Wand, Decke und Fußboden der Räume?
  9. Ist die Wohnung im renovierten bzw. neuwertigen Zustand?
  10. Sind in Küche oder Bad Fließen beschädigt?
  11. Sind im Bad Silikonfugen stark verunreinigt oder Gummidichtungen defekt?
  12. Ist die Mietsache besenrein oder sauber (gewischt)?
  13. Ist Inventar oder Unrat in der Mietsache, welcher nicht Teil des Mietvertrags ist?
  14. Funktionieren elektrische Geräte in der Küche?

Insofern Mängel vorhanden sind, sollten diese im Übergabeprotokoll aufgenommen werden. Gemeinsam mit dem Teilnehmer sollte je Mangel entschieden werden ob ein Mangel nur dokumentiert wird (z. B. ein Kratzer im Fußboden, welcher den Nutzen der Mietsache nicht direkt einschränkt) oder ob der Mangel behoben werden muss (z. B. nicht funktionierende Steckdosen).

Wie dokumentiere ich Maßnahmen zu Mängeln?

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Wurde ein Mangel festgestellt, sollten Maßnahmen im weiteren Umgang mit dem Mangel dokumentiert werden:

  1. Bestandsdokumentation
    Bei der Bestandsdokumentation erfolgt keine Maßnahme zur Behebung des Mangels. Es wird z. B. bei Einzug im Übergabeprotokoll ein Kratzer im Fußboden vermerkt – am besten mit einem Foto – bei Auszug kann der Kratzer nicht als neuer Mangel erfasst werden und der Mieter bleibt haftungsfrei.
  2. Behebung durch den Vermieter / Verkäufer
    Der Vermieter organisiert die Behebung des Mangels oder führt diese selbst in Abstimmung mit dem Mieter durch. Bei einer Wohnungsübergabe (Einzug des Mieters) übernimmt i. d. R. der Vermieter die Kosten für die Beseitigung des Mangels.
  3. Behebung durch den Mieter / Käufer  
    Der Mieter organisiert die Behebung des Mangels oder führt diese selbst in Abstimmung mit dem Vermieter durch. Dies kann aus terminlichen und organisatorischen Gründen einfacher sein als eine Durchführung durch den Vermieter. Bei einer Wohnungsübergabe (Einzug des Mieters) übernimmt i. d. R. der Vermieter die Kosten für die Beseitigung des Mangels.

Was muss bei Rücknahme - Auszug eines Mieters beachtet werden?

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Bei Auszug des Mieters hat dieser die Mietsache mindestens in einem besenreinen (staubfrei) Zustand zu hinterlassen. Eine Rückgabe der Mietsache in sauberem (gewischt, gereinigt) Zustand kann mit dem Mieter vertraglich vereinbart werden. Hierbei sollte bei Einzug der saubere Zustand dokumentiert werden und der Mieter bei Auszug an die vertraglichen Pflichten 
erinnert werden.

Zu den Aufgaben des Mieters bei Auszug gehört:

  • Müll, verbleibende Lebensmittel entsorgen
  • sämtliches eigenes Inventar entfernen oder entsorgen
  • vermietetes Inventar mindestens staubfrei belassen
  • Räume mindestens besenrein reinigen
  • Insofern Schönheitsreparaturen wie Streichen von Wänden oder das Beseitigen von Beschädigungen vertraglich vereinbart wurde, sollte am besten vor dem Termin zur Rücknahme der Mietsache mit dem Mieter geklärt werden ob und wie Schönheitsreparaturen und Mängelbehebung erfolgen sollen. Es kann sinnvoll sein einen Fach-Handwerker für die Durchführung zu beauftragen.

Werden bei der Wohnungsrücknahme Mängel festgestellt ist anhand des Übergabeprotokolls zum Einzug zu prüfen ob diese bereits bei Einzug vorhanden waren und dokumentiert wurden.  Ist ein Mangel durch den Mieter zu verantworten und nicht Teil der Übergabedokumentation (bei Einzug) dann kann der Vermieter eine Behebung durch den Mieter verlangen. Es bleibt zu prüfen ob der Mangel das Resultat einer regulären Abnutzung der Mietsache ist oder ob eine Beschädigung durch unsachgemäße Benutzung durch den Mieter vorliegt.  Hierbei ist auch der Mietzeitraum von Bedeutung.

Können vom Vermieter Schönheitsreparaturen verlangt werden?

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Schönheitsreparaturen können durch den Vermieter vom Mieter nur verlangt werden, wenn:

  1. Im Mietvertrag die Übernahme von Schönheitsreparaturen durch den Mieter festgelegt wurde
  2. Wenn die Mietsache in neuwertigem bzw. renovierten Zustand übernommen wurde
  3. Wenn der renovierte bzw. neuwertige Zustand zweifelsfrei durch ein Übergabeprotokoll belegt werden kann
    Sind diese Voraussetzungen nicht gegeben ist der Mieter rechtlich nicht verpflichtet Schönheitsreparaturen durchzuführen.

Treffen die Voraussetzungen für Schönheitsreparaturen zu kann vom Mieter die Durchführung der nachfolgenden Arbeiten gefordert werden:

  • Streichen oder tapezieren von Wand und Decke
  • Streichen von Heizkörpern, Türen oder Fenstern (innen)

Weitere Arbeiten wie Fußbodenschleifen, entfernen von Teppichboden, Streichen von außen können vom Vermieter nicht verlangt werden. Bei übermäßigen Beschädigungen, welche über reguläre Abnutzung hinausgeht, kannst du als Mieter allerdings haftbar gemacht werden.

Ist man handwerklich nicht versiert, sollte die Aufgabe zur Durchführung der Arbeiten an einen Fachbetrieb vergeben werden.

Was sind die Vorteile ein Übergabeprotokoll mit deep.rent zu erstellen?

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Ein Übergabeprotokoll ist für den Vermieter eine Absicherung um berechtigte Ansprüche an den Mieter zur Behebung von Mängeln an der Mietsache geltend zu machen. Mit der konsequenten Erstellung von Übergabeprotokollen ergeben sich folgende Vorteile:

  • Überblick über den Gesamt-Zustand aller Immobilien und Wohnungen
  • Überblick über Mängel und Maßnahmen
  • Protokolle schaffen beim Mieter ein Bewusstsein über den ordentlichen Umgang mit der Mietsache
  • Zustandsabgleich von Einzug zu Auszug vereinfacht die Identifizierung von Mängeln
  • Zeitraum von Übergaben und Rücknahmen und Dokumentation wird deutlich verkürzt
  • Eine Dokumentation kann immer erfolgen - ohne Vorbereitung
  • Professionell und verständlich aufgebaut für alle Teilnehmer um Missverständnisse zu vermeiden

Mit der Verwendung des deep.rent protocol bleitbt der Zustand und Wert Deiner Objekte erhalten bei gleichzeitiger Zeitersparnis.

Was ist die Beweiskraft eines Übergabeprotokolls?

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Ein Übergabeprotokoll sollte für eine rechtssichere Beweiskraft von dem Ersteller und den Teilnehmern signiert werden und in Folge den Teilnehmern in einem lesbaren Format (PDF) übermittelt werden.

Nach erfolgreicher Erstellung eines Protokolls wird dieses in einer Lese-Ansicht ausgegeben und auf dem jeweiligen Endgerät des Erstellers gespeichert.
Das Protokoll sollte von den Teilnehmern gemeinsam gelesen und in Folge gemeinsam mit Signatur bestätigt werden.

Es besteht auch die Möglichkeit den Vorgang des Lesens und Signierens kontaktlos durchzuführen. Jeder Teilnehmer erhält hierbei Zugriff auf das Protokoll in Lese-Ansicht und kann die Signatur selbst durchführen.
Im Anschluss kann aus der Protokoll Lese-Ansicht ein PDF erstellt und geteilt oder E-Mail an die jeweiligen Teilnehmer versendet werden.

Was wenn Mängel übersehen wurden?

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Mängel, Schäden oder Defektes sowie beschädigtes, mangelhaftes oder defektes Inventar können leicht übersehen werden; gerade am Tag des Einzugs. Ein Übergabeprotokoll sollte daher am besten mit einer Checkliste und eindeutigen Prüfkriterien durchgeführt werden. Falls ein Mangel bei Einzug übersehen wurde und nachträglich durch den Mieter gemeldet wird, kann dieser auf dem Protokoll ergänzt oder ein Vermerk erstellt werden.