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Diese Abhandlung beschäftigt sich der Protokollierung von Wohnimmobilie bei Übergabe (Einzug) und bei Rücknahme (Auszug) und den damit einhergehenden Motivationen der beteiligten Personen, Anforderungen und Folgeprozessen.

Was ist ein Übergabeprotokoll in der Vermietung? 

Ein Wohnungsübergabeprotokoll (oder Übergabeprotokoll) dokumentiert den Zustand einer Immobilie oder Mietsache zu einem bestimmten Zeitpunkt und Anlass wie Einzug, Auszug, Kauf oder Verkauf. In der Vermietung von Objekten kann mit dem Übergabeprotokoll der dokumentierte Zustand bei Einzug mit dem dokumentierten Zustand bei Auszug abgeglichen werden.

Als Gutachten formuliert das Protokoll eine einseitige oder gemeinsame Beweisgrundlage an der sich in Folge Ersteller und Teilnehmer als auch Gerichte orientieren können, um evtl. Streitigkeiten möglichst unbürokratisch beilegen zu können.
Das Protokoll wird üblicherweise durch den Vermieter, den Verwalter oder den Makler oder dessen Stellvertreter in Anwesenheit des Mieters oder Käufers erstellt.

Beteiligte Parteien in der Vermietung

  • Mieter (Mietergemeinschaft) 
  • Vermieter
  • Makler (Im Auftrag des Vermieters)
  • Verwalter (als Stellvertreter / Dienstleister / oder Vermieter)

Durch Folgeprozesse kommen weitere Rollen wie z. B. Hausmeister, Grundversorger, Meldeamt, etc. hinzu.

deep.protocol ermöglicht die Integration beliebiger Parteien und Gruppen

Wechselnde Rollen

Eine Person kann im Rahmen der Vermietung abweichende Rollen nach bestimmten Gegebenheiten annehmen. Ein Verwalter kann in der Tätigkeit eines Verwalters aber bei bestimmten Mandaten auch als Stellvertretender Vermieter des Eigentümers gegenüber dem Mieter auftreten. Mieter werden durch Untervermietung zu Vermietern. Vermieter sind je nach Anlass auch mal Käufer oder Verkäufer.

deep.protocol ermöglicht wechselnde Rollen nach Anlass

Wechselnde Anlässe

  • Einzug
  • Zwischenbericht
  • Auszug
  • Kauf
  • Verkauf
  • Zählerablesung
deep.protocol ermöglicht wechselnde Anlässe

Motivation zur Erstellung eines Übergabe-Protokoll

Vermieter

Der Vermieter möchte gegenüber dem Mieter berechtigte Haftungs-Ansprüche aus einer vermeintlichen Zustandsverschlechterung zwischen Einzug und Auszug mit einem Protokoll geltend machen. Ein Vermieter ist grundsätzlich am Werterhalt  seiner Objekte interessiert. Die Durchführung von Protokollen kann dies indirekt begünstigen in der Form, dass bei der Mieterpartei ein Bewusstsein über den Zustand und den ordentlichen Umgang mit der Mietsache geschaffen wird.

Makler

Der Makler gibt dem Vermieter oder dem Verwalter mit dem Protokoll die Möglichkeit berechtigte Haftungs-Ansprüche aus einer vermeintlichen Zustandsverschlechterung zwischen Einzug und Auszug mit einem Protokoll geltend machen. Ebenso die Grundlage zur Durchführung von Folgeprozessen durch Eigentümer oder Verwalter wie z. B. Mängelbeseitigung, Zählerstandserfassung und -Anmeldung

Verwalter

Der Verwalter gibt dem Vermieter die Möglichkeit berechtigte Haftungs-Ansprüche aus einer vermeintlichen Zustandsverschlechterung zwischen Einzug und Auszug mit einem Protokoll geltend machen und übernimmt (nach Auftrag) die Durchführung von Folgeprozessen, Mängelbeseitigung, Zählerstandserfassung und -Anmeldung.

Der Vermieter oder dessen Stellvertreter wird zum Auszug nur Zustandsverschlechterungen brauchbar belegen können, wenn sich der ursprüngliche Zustand ebenso zweifelsfrei bei Einzug belegen lässt. Eine fehlende oder ungenügende Zustandsbewertung wird nach gültiger Rechtslage (DE) dem Mieter zum Vorteil sein, da der Vermieter keine ausreichende Beweisgrundlage antreten kann.

Rechtlicher Status eines Protokolls

Es besteht weder eine gesetzliche Verpflichtung ein Übergabeprotokoll zu erstellen, noch besteht eine gesetzliche Verpflichtung dem Inhalt eines Übergabeprotokolls mit Unterschrift zustimmen zu müssen. Die Erstellung eines Übergabeprotokolls kann grundsätzlich durch jede Partei erfolgen. Sollte es im Inhalt eines Protokolls zwischen den Parteien zu keinem Konsens (Unterschrift) kommen, besteht grundsätzlich die Möglichkeit die schriftliche Zustimmung zu verweigern. Es ist zu empfehlen einen ausbleibenden Konsens zu bestimmten Punkten ebenso im Protokoll festzuhalten anstatt auf die schriftliche Zustimmung in Gänze zu verzichten.

deep.protocol ermöglicht dies durch die Möglichkeit eigener Textangaben

Bei jedweder Protokollform (Schriftlich wie Digital) sollten Vorkehrungen zum Schutz und Nachweis gegen nachträgliche Änderungen Anwendung finden. Daten müssen durch einen gewerblichen Vermieter, Verwalter oder Makler nach den Grundsätzen der Datensparsamkeit gemäß DSGVO erhoben und verarbeitet werden. Bei Wegfall des Geschäftszweck sollte das Protokoll gelöscht werden.

Bereitstellung eines Protokolls

Ein Protokoll und die darin enthaltenen Informationen sollten den Parteien und für Folgeprozesse angeschlossenen Unternehmen nach dem "Need-to-know" Prinzip bereitgestellt werden.  Die Aufgabe der Bereitstellung des Protokolls an weitere Parteien steht i. d. R. dem Ersteller des Protokolls zu.

Die möglichen Bereitstellungsformen sind

  • Ausdruck DINA4
  • Digital per E-Mail als PDF (Erforderlich E-Mail-Konto)
  • Digital als Link (Erforderlich Webzugang)
deep.protocol ermöglicht diese Formen der Bereitstellung

Folgeprozesse

Erstellung eines Einzug-Protokoll mit Zustandsgrundlage des Auszugsprotokolls

Die Datengrundlage der Zustandsbewertung eines Auszugs kann für die Dokumentation des Einzugs wieder-verwendet werden, wenn zwischen Auszug und Einzug kein Gebrauch der Mietsache erfolgte und der Zeitraum im Leerstand angemessen ist. Die Datengrundlage kann Zustandsbeschreibungen zum Auszug als auch Fotos zum Zustand bei Auszug umfassen.  

Erstellung einer Wohnungsgeberbestätigung für Mieter respektive Bewohner

Der Wohnungsgeber muss in DE nach geltendem Recht den Einzug eines Mieters oder Untermieters gegenüber dem Mieter oder der entsprechenden Meldebehörde abgeben. Die Wohnungsgeberbestätigung kann mit der Übergabe einer Mietsache erstellt und übergeben werden. Das Datum des Einzugs der Wohnungsgeberbestätigung kann mit dem Datum der Erstellung des Protokolls (Einzug) vorbelegt werden.

Anmeldung der direkten Verbrauchszähler (Strom, Gas) beim Grundversorger

Mit Einzug oder Auszug des Mieters sollte die Grundversorgung beim zuständigen Energie-Versorger angezeigt werden. Diese Meldung erfolgt durch den Vermieter oder Stellvertreter (Makler, Verwalter) auch um zu verhindern, dass mit Auszug und Abmeldung eines Mieters und fehlender Anmeldung eines einziehenden Mieters der Vertrag zur Energieversorgung auf den Eigentümer zurückfällt. Die Datengrundlage für Mieter und Zähler ist bei Einzug insofern dokumentiert ausreichend vorhanden.

Anmeldung der indirekten Verbrauchszähler (Wasser, Heizung) beim Abrechnungsservice, Verwalter

Mit Einzug oder Auszug eines Mieters sollten die Zählerstände an den Abrechnungsdienstleister mit Nachweis (Foto), Zählernummer, Zählerstand und bei Heizkostenverteiler auch Stichtagswert angegeben werden.

Anmeldung beim Meldeamt

Mit Einzug des Mieters kann dieser beim zuständigen Meldeamt der Gemeinde oder Stadt proaktiv durch den Vermieter oder dessen Stellvertreter angezeigt werden. Dies kann bei gewerblicher Vermietung notwendig sein.

Vorschläge an Mieter zur Auswahl von Tarifen

Mit Einzug des Mieters und Dokumentation der direkt zugeordneten Verbrauchszähler kann ein Vorschlag für den Neuabschluss von geeigneten Tarifen erfolgen.